Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации
Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.
Что такое документооборот
Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.
Он существует в следующих видах:
- общий — в части деятельности предприятия в целом;
- кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
- секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
- электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.
Делопроизводство и документооборот 2019 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).
Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.
Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.
В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:
- внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
- входящие (присланные из внешних структур);
- исходящие (отправляемые во внешние структуры).
По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.
Журнал нужно сшить и пронумеровать.
В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.
Этапы работы по делопроизводству
Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.
Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.
1. Первичная обработка, включающая такие элементы:
- проверка факта правильной доставки до адресата;
- проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
- вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
- проверка целостности входящих, в том числе приложений;
- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
- отметка с присвоением входящего номера.
Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.
2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:
- можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
- осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).
В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:
- руководителя учреждения;
- заместителя руководителя;
- начальников подразделений и их сотрудников.
Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.
3. Рассмотрение руководителем:
- производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
- наложение резолюции.
По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.
4. Обработка, выполнение резолюции.
5. Формирование ответов.
6. Контроль исполнения.
Работа с исходящими включает перечень действий:
- разрабатываются проекты, оформляются;
- визируются заинтересованными сотрудниками;
- проверяются на предмет правильности оформления;
- регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
- передаются на отправку;
- контролируется исполнение.
Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.
Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:
- подготовки проекта;
- согласования с заинтересованными сотрудниками;
- направления на проверку правильности формирования;
- передачи руководителю для подписания;
- регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
- контроль исполнения;
- формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.
Работа с протоколами включает:
- формирование текста;
- регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
- хранение подлинников в делах по месту регистрации;
- контроль исполнения;
- направление копий в адрес заинтересованных лиц.
В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.
ГОСТы по делопроизводству
Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/instruktsiya-kak-pravilno-organizovat-dokumentooborot-v-byudzhetnoy-organizatsii
Система делопроизводства (ЕГСД)
Создание единой государственной системы делопроизводства было вызвано потребностями общества по совершенствованию работы с информацией. За последние десятилетия количество информации в мире удваивается каждые три года. С появлением компьютеров начался новый этап в развитии общества – информационный.
В большинстве стран, также как и в России, развитию информатики придается приоритетное значение в государственных программах, принимаются меры по организации информации и документации в различных отраслях народного хозяйства.
Такой системой по упорядочению управленческой (организационно-распорядительной документации) является ЕГСД.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) законодательно закреплена в России в 1970-1987 гг. с целью создания единого порядка работы с управленческой информацией и приведения документации всех российских предприятий к единой унифицированной форме.
Наиболее полным межотраслевым документом по документированию управленческих процессов является изданная в 1990 году книга рекомендаций «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).
Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, разработанной 1993 г.
Основная цель ЕГСД – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств.
При создании этой системы ставились задачи механизированной обработки и быстрого чтения документов, предохранения их от случайных ошибок и пропусков необходимых данных, делающих документ недействительным. Решалась также задача сохранности наиболее важной и исторически ценной информации.
Делопроизводство рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента построения документационного обеспечения управления.
Под документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается создание документированной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
По определению ГОСТ 16487-83., единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.
ЕГСД включает в себя:
· правила по составлению организационно-распорядительной документации;
· правила по организации документооборота на предприятиях;
· документы, регламентирующие делопроизводственные операции и деятельность участников делопроизводственного процесса.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УС ОРД) является подсистемой в системе унифицированных систем документации (УСД).
ЕГСД построена на принципах централизации, стандартизации и унификации.
Унификация
Унификация – это процесс установления единых требований к форме документа. К 1987 г. было унифицировано около 4,5 тысяч документов и создано 16 унифицированных систем документации.
Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и применяемым в определенной сфере деятельности.
Разработка УСД ведется министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. УСД поддерживаются в актуальном состоянии путем внесения изменений в контрольный массив унифицированных форм по мере необходимости.
Унифицированные системы документации в Российской Федерации
УС СТУ- унифицированная система стандартов и технических условий;
УС ПД – унифицированная система плановой документации;
УС ОРД – организационно- распорядительной документации;
УС ПУД – унифицированная система первичной учетной документации;
УС РДД – унифицированная система расчетно-денежной документации;
УС ФБД – унифицированная система финансовой, первичной и отчетно-бухгалтерской документации;
УС ОСД – унифицированная система отчетно-статистической документации;
УС ДЦ – унифицированная система документации по ценообразованию;
УСД МТСС унифицированная система документации материально–технического снабжения и сбыта;
УС ДТ – унифицированная система документации по торговле;
УС ВТ – унифицированная система внешней торговли;
УС ПДС – унифицированная система проектирования документации для строительства;
ЕСКД – единая система конструкторской документации;
ЕСТД – единая система технологической документации;
УС ДИО – унифицированная система документации по изобретениям и открытиям;
УС ДСО – унифицированная система документации по социальному обеспечению.
В курсе делопроизводства изучается УС ОРД – система организационно – распорядительной документации.
Источник: https://megaobuchalka.ru/6/4937.html