Кому куда на конверте бланк в ворде

Печать конвертов используя Excel и Word

Кому куда на конверте бланк в ворде

Сегодня, автор Эрик Паттерсон (Eric Patterson), Program Manager команды Excel, описывает, как использовать таблицы Excel в качестве источника для слияния. Это инструмент позволяющий повысить производительность при отправки поздравительных открыток! 🙂 Эрик писал это до праздников, но, к сожалению, я был вне офиса, и получил этот пост только сейчас. Все равно это будет полезно.

В это время года я занимаюсь подготовкой к отправке поздравительных открыток своим друзьям и семье. Мне приходится делать это в большом количестве. Я храню большинство моих адресов в Excel в виде таблицы – Имя, Фамилия, Адрес, Город, Штат и Почтовый индекс.

Книги выглядит так:

Возможно вы, как и я, не держите свой список адресов в актуальном состоянии, и не часто печатаете конверты. У меня есть ряд адресов, которые я помню, но существуют другие, которые мне нужно перепроверить, прежде чем печатать их.

Учитывая сколько всего мне нужно будет сделать при подготовке к праздникам я хочу начать это делать уже сейчас.

Создание таблицы

  • Выберите ячейку в пределах диапазона, содержащего адреса, например ячейку B2.
  • На закладке Insert кликните кнопку Table
  • Появится диалог с просьбой указать диапазон ячеек, содержащие адреса, и заголовок вашей таблицы. Убедитесь, что все правильно, и нажмите кнопку ОК.
  • К диапазону ячеек теперь будет применен стиль таблицы и появится выпадающее меню в верхней части каждой колонки, которые предоставляют возможность сортировки и фильтрации.

Присвоение имени таблице
Excel позволяет определять имена, которые применяются к диапазону ячеек в таблице. Это имя будет автоматически обновляться, когда таблица будет изменятся. Например когда будут добавляться или удаляться данные. В данном случае это полезно, потому что я хочу добавить и удалить адреса в процессе печати конвертов.

  • Чтобы определить имя, нажмите кнопку “Define Name” на закладке Formula.
  • В диалоговом окне New Name введите имя Addresses и диапазон ячеек ваших адресов (B$2:$G$15 в данном случае)
  • Нажмите на OK, чтобы создать имя

Сверка адресов После того как моя Таблица создана, и ей присвоено имя, я начинаю перебирать адреса, чтобы подтвердить, какие из них являются правильными. Для этого я добавляю новую колонку в таблицу этого года.

Просто наберите 2008 в ячейке H2. Таблица и имя, которое мы определили будет расширяться автоматически. Если у вас есть новые колонки, то можете что-то вписать в колонке чтобы указать, является ли адрес правильный.

Я использовал “Y” в моем списке.

Сортировка списка
Далее я хочу разделить таблицу на 2 части, одна для подтвержденных адресов и одна для тех, которые нуждаются в обновлении.

  • Щелкните на выпадающем списке в колонке 2008
  • Нажмите “Sort A to Z” и нажмите кнопку “ОК”

Отсортированная таблица выглядит следующим образом:

Разделение таблиц
Описанные выше действия создали книгу, которая содержит таблицу. Таблица называется (Addresses). Это имя присвоенное диапазону ячеек. Осталось показать, как осуществить слияние (merge) в Word для создания конвертов.

  • Запустите Microsoft Word
  • На закладке Mailings выберите Start Mail Merge / Envelopes
  • Выберите соответствующий размер конверта и нажмите кнопку ОК
  • Выберите Use Existing List из выпадающего списка Select Recipients
  • Выберите свой файла адресов в диалоговом окне Select Data Source и нажмите кнопку Open
  • Выберите Defined Name, “Addresses” в диалоговом окне Select Table и нажмите кнопку ОК

Документ Word теперь подключен к таблице в Excel.

Добавление адресных блоков и предварительный просмотрДалее вы можете добавить адресный блок на ваш конверт и просмотреть результат.

  • На вкладке Mailings нажмите Address Block , чтобы добавить блок адресов
  • Расположите блок адресов, где хотите на конверте, добавив возврат каретки, выравнивание по центру и т.д.
  • Для предварительного просмотра того, как все будет выглядеть, нажмите ” Preview Results “.
  • Вы также можете использовать другие команды в окне предварительного просмотра Preview Results для поиска получателей или перемещаться по адресам.
  • Если все выглядит хорошо, вы можете нажать на выпадающий список Finish & Merge для печати конвертов.
  • В диалоговом окне Merge to Printer я советую начинать с текущей записи (выбрать Current record), чтобы убедиться, что ваш конверт спозиционирован правильно.

Подсказка: обрежьте обычный лист бумаги под размер конверта и введите маркировку для отображения местоположения, а затем используйте его в течение нескольких тестовых прогонах.

Когда вы добьетесь правильной печати, вы можете сказать распечатать наборы из 10 конвертов, учитывая время печати принтера, с помощью ввода From __ To: __ в диалоге Merge to Printer.

Как закончить работу с конвертами? Что касается проверки большего количества ваших адресов, или если вы хотите отправить открытку кому-то, кого не было в вашем первоначальном списке, выполните следующие действия:Сначала вам необходимо очистить адреса, которые вы уже напечатали.

Для начала я скопировал всю таблицу на другой лист под названием “Printed” (распечатанные), затем очистил содержимое ячеек в оригинальной таблице, оставив заголовки.

Далее я копирую адреса с листа “NeedAddresses” и вставляю их прямо под заголовками на лист “ReadyToPrint”, таблица с определенным именем Addresses будет расширина.

Более подробная информация о создании почтовых наклеек в Excel и Word.

Posted by Joseph Chirilov

Перевод:Екатерина Бондаренко, Михаил Даньшин

http://danshin.ms

Источник: ИТ Блог

Источник: http://fadmin.ru/article/pechat-konvertov-ispolzuya-excel-i-word

Создание и печать отдельного конверта

Кому куда на конверте бланк в ворде

Если на конверте необходимо поместить обратный адрес, соответствующую настройку можно сделать еще до начала работы с конвертом.

Когда вы оформите конверт, как хотели, его можно напечатать или сохранить для повторного использования.

Настройка обратного адреса

Проверка параметров печати

Создание и печать или сохранение конверта

  1. Запустите программу Word.

  2. Откройте вкладку Файл.

  3. Выберите пункт Параметры.

  4. Выберите пункт Дополнительно.

  5. Прокрутите страницу вниз и в поле Почтовый адрес группы Общие введите обратный адрес.

    Примечание:  Word сохранит этот адрес, и им можно будет пользоваться всегда, когда потребуется добавить его на конверт, наклейку или другой документ.

  6. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Перед тем, как печатать партию конвертов, можно проверить, правильно ли заданы параметры принтера.

  1. На вкладке Рассылки в группе Создать щелкните Конверты.

  2. Выберите команду Параметры и перейдите на вкладку Параметры конверта.

  3. В поле Размер конверта выберите подходящий размер конверта. Если ни один из размеров вам не подходит, прокрутите список до самого конца, щелкните пункт Нестандартный размер и в полях Ширина и Высота введите размеры конверта.

  4. Откройте вкладку Параметры печати.

    Драйвер принтера указывает приложению Word, каким образом конверт следует помещать в принтер, и эта информация отображается на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта.

    1. Способ подачи определяет положение конверта (справа, посередине, слева) и сторону (длинная или короткая), которой он должен подаваться в принтер.

    2. Конверт может располагаться лицевой стороной вверх или вниз. Лицевой стороной называется та сторона, на которой печатается адрес.

    3. Даже если конверт подается сначала короткой стороной, не исключена возможность, что его потребуется перевернуть, чтобы текст не оказался напечатанным на лицевой стороне вверх ногами.

    На рисунке снизу конверт расположен справа, лицевой стороной вниз, отворотом вверх и подается в принтер короткой стороной в соответствии с параметрами показанного выше диалогового окна.

  5. Загрузите конверт, как указано в диалоговом окне.

  6. Нажмите кнопку ОК.

  7. Для проверки введите произвольный текст в поле Адрес получателя, а затем, чтобы напечатать текст на конверте, нажмите кнопку Печать.

  8. Убедитесь, что конверт распечатан правильно.

  9. Если печать была выполнена некорректно, сделайте следующее:

    • Чтобы разобраться, как конверты должны вставляться в принтер, ознакомьтесь с прилагаемой к нему документацией.

    • Обновите драйвер принтера.

    • Вернитесь на вкладку Параметры печати диалогового окна Параметры конверта и откорректируйте параметры печати. Снова напечатайте текст на конверте. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не определите нужную конфигурацию параметров печати.

К началу страницы

  1. На вкладке Рассылки в группе Создать щелкните Конверты.

  2. В поле Адрес получателя введите почтовый адрес.

    Если вы хотите использовать адрес из электронной адресной книги, установленной на компьютере, нажмите кнопку Вставить адрес .

  3. Чтобы отформатировать текст, выделите его, щелкните правой кнопкой мыши, а затем выберите в контекстном меню пункт Шрифт.

  4. В поле Обратный адрес введите свой обратный адрес или выберите готовое значение.

    Если вы хотите использовать адрес из электронной адресной книги, установленной на компьютере, нажмите кнопку Вставить адрес .

  5. Если вы хотите сохранить обратный адрес для использования в будущем, но не требуется добавлять его на текущий конверт, установите флажок не печатать.

  6. Если у вас есть электронная марка (например, приобретенная через Интернет), вы можете добавить ее на конверт.

    Инструкции

    1. Установите флажок Добавить почтовую марку.

      Если программа для работы с почтовыми марками не установлена, Word предложит установить ее и подключиться веб-сайту Office.com. На нем можно найти дополнительные сведения и ссылки на другие сайты, где предлагаются электронные почтовые марки.

    2. Чтобы настроить параметры программы для работы с почтовыми марками, которая установлена на компьютере, нажмите кнопку Свойства марки.

  7. Выполните одно из указанных ниже действий.

    1. Чтобы напечатать конверт без его сохранения для повторного использования, вставьте конверт в принтер, как показано в поле Подача, и нажмите кнопку Печать.

    2. Чтобы сохранить конверт для повторного использования, выберите команду Добавить в документ, затем откройте вкладку Файл, выберите команду Сохранить как и введите имя документа.

      Word добавляет конверт к текущему документу как страницу 1. При необходимости вы можете использовать оставшуюся часть документа для печати письма, которое будет автоматически храниться вместе с конвертом.

      Чтобы напечатать текст на конверте, вставьте конверт в принтер, как показано в поле Подача на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта, и нажмите кнопку Печать.

К началу страницы

Настройка обратного адреса

Проверка параметров печати

Создание и печать или сохранение конверта

  1. Запустите программу Word.

  2. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.

  3. Выберите пункт Дополнительно.

  4. Прокрутите страницу вниз и в поле Почтовый адрес группы Общие введите обратный адрес.

    Word сохранит этот адрес, и им можно будет пользоваться всегда, когда потребуется добавить его на конверт, наклейку или другой документ.

  5. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Перед тем, как печатать партию конвертов, можно проверить, правильно ли заданы параметры принтера.

  1. На вкладке Рассылки в группе Создать щелкните Конверты.

  2. Выберите команду Параметры и перейдите на вкладку Параметры конверта.

  3. В поле Размер конверта выберите подходящий размер конверта. Если ни один из размеров вам не подходит, прокрутите список до самого конца, щелкните пункт Нестандартный размер и в полях Ширина и Высота введите размеры конверта.

  4. Откройте вкладку Параметры печати.

    Драйвер принтера указывает приложению Word, каким образом конверт следует помещать в принтер, и эта информация отображается на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта.

    1. Способ подачи определяет положение конверта (справа, посередине, слева) и сторону (длинная или короткая), которой он должен подаваться в принтер.

    2. Конверт может располагаться лицевой стороной вверх или вниз. Лицевой стороной называется та сторона, на которой печатается адрес.

    3. Даже если конверт подается сначала короткой стороной, не исключена возможность, что его потребуется перевернуть, чтобы текст не оказался напечатанным на лицевой стороне вверх ногами.

    На рисунке снизу конверт расположен справа, лицевой стороной вниз, отворотом вверх и подается в принтер короткой стороной в соответствии с параметрами показанного выше диалогового окна.

  5. Загрузите конверт, как указано в диалоговом окне.

  6. Нажмите кнопку ОК.

  7. Для проверки введите произвольный текст в поле Адрес получателя, а затем, чтобы напечатать текст на конверте, нажмите кнопку Печать.

  8. Убедитесь, что конверт распечатан правильно.

  9. Если печать была выполнена некорректно, сделайте следующее:

    • Чтобы разобраться, как конверты должны вставляться в принтер, ознакомьтесь с прилагаемой к нему документацией.

    • Обновите драйвер принтера.

    • Вернитесь на вкладку Параметры печати диалогового окна Параметры конверта и откорректируйте параметры печати. Снова напечатайте текст на конверте. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не определите нужную конфигурацию параметров печати.

К началу страницы

  1. На вкладке Рассылки в группе Создать щелкните Конверты.

  2. В поле Адрес получателя введите почтовый адрес.

    Если вы хотите использовать адрес из электронной адресной книги, установленной на компьютере, нажмите кнопку Вставить адрес .

  3. Чтобы отформатировать текст, выделите его, щелкните правой кнопкой мыши, а затем выберите в контекстном меню пункт Шрифт.

  4. В поле Обратный адрес введите свой обратный адрес или выберите готовое значение.

    Если вы хотите использовать адрес из электронной адресной книги, установленной на компьютере, нажмите кнопку Вставить адрес .

  5. Если вы хотите сохранить обратный адрес для использования в будущем, но не требуется добавлять его на текущий конверт, установите флажок не печатать.

  6. Если у вас есть электронная марка (например, приобретенная через Интернет), вы можете добавить ее на конверт.

    Инструкции

    1. Установите флажок Добавить почтовую марку.

      Если программа для работы с почтовыми марками не установлена, Word предложит установить ее и подключиться веб-сайту Microsoft Office Online. На нем можно найти дополнительные сведения и ссылки на другие сайты, где предлагаются электронные почтовые марки.

    2. Чтобы настроить параметры программы для работы с почтовыми марками, которая установлена на компьютере, нажмите кнопку Свойства марки.

  7. Выполните одно из указанных ниже действий.

    1. Чтобы напечатать конверт без его сохранения для повторного использования, вставьте конверт в принтер, как показано в поле Подача, и нажмите кнопку Печать.

    2. Чтобы сохранить конверт для повторного использования, выберите команду Добавить в документ, а затем нажмите кнопку Microsoft Office, выберите команду Сохранить как и введите имя документа.

      Word добавляет конверт к текущему документу как страницу 1. При необходимости вы можете использовать оставшуюся часть документа для печати письма, которое будет автоматически храниться вместе с конвертом.

      Чтобы напечатать текст на конверте, вставьте конверт в принтер, как показано в поле Подача на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта, щелкните Добавить в документ и нажмите кнопку Печать.

      Примечание: Если вы хотите напечатать только конверт, укажите страницу 1 в диалоговом окне “Печать”. В разделе Диапазон страниц диалогового окна Печать щелкните Страницы и введите 1 в поле Страницы.

К началу страницы

Источник: https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%A1%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B8-%D0%BF%D0%B5%D1%87%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D0%BE%D1%82%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D0%B2%D0%B5%D1%80%D1%82%D0%B0-b766aa84-5b97-4f63-b03f-451d2fb3640f

WikiJurSovetnik.Ru
Добавить комментарий