Образец письма заказчику о изменениях в проекте

Пример внесения изменений в проектную документацию в соответствии с ТНПА

Образец письма заказчику о изменениях в проекте

Основанием для внесения изменений в проектную документацию являются изменения технических нормативных правовых актов (ТНПА), письмо заказчика, замечания экспертизы.

Работа по внесению изменений вызванных изменением ТНПА оплачивается заказчиком, а работа вызванная наличием ошибок в проектной документации выполняется проектировщиком бесплатно.

Изменения в проектную документацию вносятся в соответствии ТНПА страны в которой проектная документация разрабатывалась ( СТБ 2255-2012 – Беларусь, ГОСТ 21-101-2013 – Россия).

В указанных ТНПА описаны правила внесения изменений в рабочую документацию,  но нет примера. Как следствия возникают вопросы и разные мнения.

Описывать буду в последовательности в которой, как я считаю, процесс внесения изменений занимает наименьшее время.

Два варианта внесения изменений в проектную документацию

Внесение изменений по обоим вариантам начинается с получения у ответственного номера разрешения на внесение изменений в проектную документацию.

  1. Внесение изменений в проектную документацию путем замены листа (лист копируется и заменяется новым, старый лист сдается в архив. )
  2. Внесение изменений в лист проектной документации (изменения вносятся прямо в лист каждого выпущенного комплекта проектной документации, обозначаются флажками).

Жуть как не люблю вносить изменения, процесс нудный и с камеры оборудованной функцией трекинга выглядит так — https://youtu.be/Cz3BNk3K1V0

Внесение изменений в проектную документацию путем замены листа

Замена листа проектной документации выполняется в случае если на листе необходимо вносить много изменений, т.е. замена листа предпочтительнее (с точки зрения расхода времени).

Минус в том, что в случае наличия согласований на листе возникнет необходимость пересогласовывать изменения со специалистами смежных отделов.

ПлюсыМинусы
Меньше трудозатратыПовторное согласование изменений со смежными отделами

Последовательность действий при этом способе внесения изменений

  1. Перед внесением изменений делаем копию заменяемого листа;
  2. Заменяемый лист перечеркиваем;
  3. На заменяемом листе ставим штамп «Аннулирован»;
  4. Основную надпись основного листа заполняем следующим образом:

ИЗМ – номер изменения (в данном случае — 1);КОЛ.УЧ. – отображается количество изменений на листе (номер изменения/кол-во изменений на листе, в данном случае меняется весь лист, соответственно изменение одно — 1.1);ЛИСТ – показываем, что лист заменили, пишем – Зам.;№.ДОК – № разрешения в соответствии с которым вносятся изменения;ПОДПИСЬ – подпись того, кто вносит изменения;ДАТА –  месяц и год, 01.10.

Пример оформления

Лист на удалениеНовый лист взамен
Лист на удалениеНовый лист взамен
Лист на удалениеНовый лист взамен
Лист на удалениеНовый лист взамен

Это был первый вариант внесения изменений в проектную документацию, теперь о втором — с более высокими трудозатратами.

Внесение изменений в лист проектной документации

Когда количество изменений на листе не значительно, то может оказаться удобнее внести изменения в лист.

Одно изменение на листеОдно изменение на листе

Заполняем лист общих данных

В ведомости чертежей основного комплекта в графе “Примечание” указывается номер изменения, в скобках отражаем факт того заменен лист (зам.) или изменен (изм.). 

Изменения вносимые в лист «Общих данных» в лист регистрации изменений не вносятся, в основной надписи листа «Общих данных» не отражаются.

На приведенном ниже листе была изменена таблица «Основные показатели автоматической установки пожаротушения», добавлена позиция в «Условные графические обозначения», но в основной надписи изменения не отражены).

Пример листа общих данныхПример листа общих данных

Оформляем лист регистрации изменений

Лист регистрации изменений удобно заполнять в процессе внесения изменений в проектную документацию.

Лист регистрации измененийРазрешение – выданный уполномоченным лицом номер разрешения;Обозначение – шифр проектной документации;Изм. – номер изменения;Лист – номер листа, заменен (зам.) или изменен (изм.); изменения – описываем изменения;Код – цифры 1,2,3 или 4 (для РФ есть ещё – 5).

Значения кодов 1,2,3,4:

  • 1 – введение усовершенствований;
  • 2 – изменение стандартов и норм;
  • 3 – дополнительные требования заказчика;
  • 4 – устранение ошибок;
  • 5 – другие причины (только в РФ);

Статья разъясняющая почему не все ТНПА стоит соблюдать — Перечень действующих ТНПА Республики Беларусь.

По процедуре внесения изменений в проект у меня всё. Теперь принимаю замечания и отвечаю на вопросы.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Источник: https://markevich.by/rabochie-momenty/primer-vneseniya-izmenenij-v-proektnuyu-dokumentaciyu.html

Внесение изменений в проектную документацию

Образец письма заказчику о изменениях в проекте

Последнее время все больше застройщиков сталкивается с необходимостью внесения корректировок в проектную документацию.

Ситуация усложняется тем, что бумаги уже выданы заказчику, утверждены и приняты для производства работ.

Как действовать в такой ситуации? В чем особенности внесения изменений? Какие «подводные камни» возможны в процессе реализации задачи? Рассмотрим эти нюансы подробнее.

Общие положения

По законодательству порядок аннулирования, замены или внесения корректировок в проектную документацию регулируется ДСТУ Б А.2.4-4:2009. В роли инициатора таких процедур выступает заказчик.

Именно он принимает предварительное решение о необходимости корректировок по причине появления иных вариантов проектных решений или же в случае изменений в законодательном секторе. При этом внесение и оформление таких работ – задача проектировщика.

После выполнения всех процедур вносятся соответствующие корректировки и в реестр.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с изменениями в ТНПА. В этом случае проектная документация не может быть скорректирована. Кроме того, внесение правок не обязательно и в следующих случаях:

  • При уменьшении затрат на выполнение строительных работ при условии, что технические и экономические параметры сооружения остались неизменными.
  • В случае внесения корректировок в условия возведения объекта, не влияющих на повышение общих сроков выполнения строительных работ и на конечную смету. При этом остается требование, связанное с сохранением безопасности объекта на всех уровнях – противопожарном и экологическом.
  • При замене заказчиком или застройщиком материалов из-за соответствующих результатов торгов. Здесь внесение изменений не обязательно, если упомянутые корректировки не влияют на безопасность объекта, а также на условия работников с позиции охраны труда.
  • В случае приемки сооружения в эксплуатацию при условии, что порядок возведения объекта был в полной мере соблюден.

  Право на строительство на земельном участке

«Подводные камни» внесения изменений в проект

Несмотря на прозрачность норм законодательств в сфере составления и утверждения проектной документации, вопросы, касающиеся изменений, все еще остаются.

причина – несовершенство в другом секторе (санитарном законодательстве).

В связи с этим застройщик не всегда способен получить бумаги, подтверждающие соответствие отстроенного или реконструированного сооружения требованиям техдокументации и техрегламента.

В ГрК РФ (части 7, статье 52) оговорено, что параметры сооружения могут быть скорректированы только на основании изменений, внесенных в проектную документацию.

При этом готовые документы должны быть утверждены заказчиком или застройщиком, ответственным за выполнение работ.

Кроме того, внесенные правки не должны идти вразрез с действующими законодательными нормами, техрегламентом и существующими в сфере стандартизации документами.

Но случаи бывают разные. К примеру, внесенные в проектную документацию корректировки часто не нарушают требования, но приводят к проблемам в процессе ввода сооружения в работу. Такие случаи последнее время возникают все чаще и вызывают проблемы у заказчиков и застройщиков.

Как пример, стоит рассмотреть вариант со строительством котельной. По законодательству для таких сооружений площадь санитарно-защитной зоны не установлена.

При этом монтаж таких сооружения производится только при наличии соответствующих обоснований. В частности, расчету поддается уровень загрязнения воздуха и общего влияния на атмосферу.

В результате принимается решение об актуальности таких работ.

Допустим, застройщик получил на руки положительное решение экспертизы в отношении проектной документации и разрешение на возведение объекта, к примеру, крупной торгового объекта.

В дальнейшем он решает изменить уже готовый проект и внести в него котельную, которая не была предусмотрена на начальном этапе.

В этом случае застройщик ставит задачей снизить уровень затрат на эксплуатацию сооружения, поднять доход и уменьшить расходы на оплату за электроэнергию.

  Банкротство застройщика при долевом строительстве

Первый этап при этом – визит проверяющего органа. Инспектор стройнадзора в процессе проверки выясняет, что вокруг вновь выстраиваемого объекта имеются жилые здания.

Несмотря на тот факт, что у котельной нет собственной санитарной зоны, общая санитарно-защитная зона для возводимого объекта снижается.

С этого момента начинаются проблемы для застройщика, который вынужден ходить по инстанциям и искать специалистов, готовых выполнить расчеты в отношении загрязнений окружающего воздуха.

С одной стороны, требования законодательства соблюдены, а с другой – нет гарантий отсутствия негативного влияния вновь построенного сооружения на окружающую среду. В такой ситуации без проведения дополнительных расчетов и предоставления их соответствующим органам не обойтись.

Казалось бы, достаточно все учесть еще на стадии проектирования, и упомянутых проблем с разрешением и внесением изменений можно было бы избежать. Но мир настолько динамичен, что угнаться за новыми требованиями и нововведениями зачастую невозможно.

Каждый день появляется нечто новое в секторе спроса, требований законодательства, предпочтений потенциальных клиентов и так далее.

В связи с этим приходится вносить корректировки уже после прохождения экспертизы проектной документации и получения разрешений.

Рассмотренный пример – только один из вариантов. На практике таких ситуаций множество и при решении каждой из них требуется индивидуальный подход. Вот почему в процессе принятия решений о внесении изменений важно быстро принимать меры и учитывать требования законодательства. В идеале вносить правки желательно при оформлении проекта. Минус в том, что в реальности это не всегда удается.

Как внести изменения в проект: алгоритм действий

Порядок внесения корректировок в проектную документацию выглядит так:

1.      Получение разрешения на внесение изменений. Эту работу берет на себя служба, которая планирует правки, а утверждением занимается плановая группа.

Здесь потребуется заполнение бланка, в котором указывается номер, лист, где производятся корректировки, их содержание и примечания (при необходимости).

После заполнения бланка остается получить номер разрешения (его устанавливает сотрудник архива, где и хранятся документы).

При заполнении этой части имеются свои нюансы. Так, в графе изменения прописывается порядковый номер корректировки. В графе «Лист» – листы, в которых вносятся изменения. Отдельно указывается код (один из четырех вариантов):

  • «1» – усовершенствование документов.
  • «2» – корректировка норм и стандартов.
  • «3» – внесение изменений из-за дополнительных требований со стороны заказчика.
  • «4» – устранение ошибок.

В первых трех случаях при заполнении сектора «» требуется указать, с чем связаны правки (к примеру, на основании письма заказчика). В последнем случае прописывать дополнительную информацию нет необходимости.

Отдельное внимание стоит уделить графе «Примечания». Здесь, как правило, может прописываться потребность в корректировании сметы.

2.      Вносятся корректировки в документы.

3.      На старых чертежах перечеркивается главный штамп и устанавливается другой – аннулирующий.

4.      На новых документах прописывается примечание, подтверждающее аннулирование старого листа.

Таким образом, внесение правок в документацию – процедура, которая требует определенного подхода и знаний законодательства. Если такая необходимость и возникла, то выполнять работу рекомендуется сразу и с учетом действующих правил. В противном случае возможны проблемы на этапе прохождения экспертизы и ввода объекта в работу.

Источник: СТРОИМ ПРОСТО

Источник: https://stroimprosto-msk.ru/stati/vnesenie-izmenenij-v-proektnuyu-dokumentaciyu/

Письмо с уведомлением Заказчика, требованием согласовать изменения в смете (выполняемых работах), устные пожелания Заказчика. Образец. Алгоритм составления. Рекомендации по действиям

Образец письма заказчику о изменениях в проекте

Требуется составить соответствующее письмо и направить его Заказчику.

Требуется получить от Заказчика ответное письмо с его согласием на изменение в сметах (ТЗ).

В этом случае, все необходимые действия для согласования изменения работ (смет или ТЗ) выполнены, согласие сторон зафиксировано письменно. Важно.Своевременность.

Согласовательные письма должны быть сделаны ДО начала выполнения работ.

То есть даты на письмах должны предшествовать дате начала работ.

Ниже приведены рекомендации по составлению письма, в скомпонованном виде прописаны все обязательные составные части письма.

НаправлениеДействия, содержаниеФормулировка
СобытиеПрописать событиеВ ходе работ Подрядчику были изложены пожелания (в устной форме) в выполнении допработ.
Дата событияПрописать дату (обязательно)Дата когда Подрядчику предложили (в устной форме) выполнить дополнительные работы.
Прогноз, если работы не согласованыПрописать то, что может произойти, если не согласоватьНевозможность окончания основных работ, несоответствие их результатов требованиям к состоянию объекта
Что надо ПодрядчикуПрописать необходимые для Подрядчика действия или результатыЗаказчик должен в письменной форме высказать свое мнение по данному вопросу. При положительном ответе, Заказчик должен согласовать новые сроки и необходимую документацию. Заказчик обязан отправить письменное распоряжение (с обоснованием) о необходимости в допработах и согласовать всю необходимую документацию и сроки.
Время реагирования ЗаказчикаПлюс 3, 5 или 10 дней к дате данного письмаПросим согласовать необходимость проведение работ до “___” _____ ____ г.
Просьбы к ЗаказчикуИли согласовать или назначить комиссию для согласованияСогласовать необходимость в выполнении работ. Внести необходимые изменения в ТЗ и согласовать локальный сметный расчет и т.п.
ОбоснованиеПрописать обоснованиеЗаказчик вправе вносить изменения в тех. документацию, если данные изменения не превышают 10% от первоначальной стоимости работ или оформлять все допработами

Получать по 3 контракта ЕЖЕМЕСЯЧНО Уникальные решения Простота реализации Ожидаемый эффект

Разумеется, можно объединять, не выделять в тексте письма или вообще не писать в письме некоторые пункты, но желательно, чтобы письмо было составлено на основании всех приведенных выше рекомендаций.

Письмо об изменениях в сметы или в ТЗ. Шаблон.Общее инфо о письмах,правилах их составления и отправки.Перейти…Действия, если письма своевременно не отправлены,какие письма составлять в данном случае.Перейти…

Действительно очень часто возникают ситуации, когда допработы уже выполнены, но не согласованы заранее..

Именно в письменном виде, устное согласие было, но этого оказалось недостаточно.

Во избежание конфликтных ситуаций, для того, чтобы зафиксировать согласование в формате “пост-фактум”, необходимо подготовить комплект писем, разъяснительных, где должно быть зафиксировано как согласие (пусть даже устное) Заказчика, так и обоснованность выполнения новых работ и т.п.

Такие разъяснения практически невозможно подготовить по шаблонам. Необходима отработка по фактам, обстоятельствам, грамотная их интерпретация.

Необходимое письмо не было сделано и не было оправленоЧто делать в данном случае,как все зафиксировать “пост-фактум”Необходимо увеличение, при объеме не более 10% от контракта Как оформить увеличениеи получить полную оплатуТРЕБОВАНИЯ отступить от ТЗ  › Заказчик требует выполнить работыс отступлением от ТЗ или проекта Как оформить такие работыили отказаться от нихЗаказчик “не хочет” согласовывать выполненные допработы Как обязать Заказчикаих согласовать и оплатить
Если Вам необходима помощь в составлении писем или в решении иных задач
МЫ ГОТОВЫ Грамотно и быстро подготовить письма, разъяснения и т.п. Подготовить ответы на претензии, разъяснения по действиям Проконсультировать, грамотно ответить на вопросыРАБОТАЕМ СО ВСЕМИРЕГИОНАМИ
РЕЗУЛЬТАТ. Решение задачи максимально быстро и с минимумом затрат
   ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ      ДИСТАНЦИОННО 

ГРАМОТНАЯ РАБОТА КОМАНДЫ ОПЫТНЫХ ЮРИСТОВ

РОСТ ДОХОДОВ Новые заказы РЕГУЛЯРНО Снизить затраты на деятельность компанииОптимизировать работу с минимальными затратами ТЕНДЕРНЫЙ КОНВЕЙЕР Получать по 3 контракта ЕЖЕМЕСЯЧНО Делать заявки безошибочно и без отклоненийВыигрывать тендеры с МИНИМАЛЬНЫМ снижением ТРОЙНАЯ ВЫГОДА Набор УНИКАЛЬНЫХ преимуществ Обеспечить себя контрактами на год Уникальные алгоритмы работы с тендерами РУКОВОДСТВО СТРОЙПОДРЯД Скачать руководство БЕСПЛАТНОВсе под рукой, от инструкций до шаблоновРаботать с Заказчиком выгодно и грамотно
Основа для получения оплаты и успешной работы – грамотные и своевременные действия Подрядчика.

Действия Подрядчика в различных ситуациях, как действовать, какие письма отправлять, что требовать и т.д., пошаговые инструкции и алгоритмы. Применение данных рекомендаций позволит грамотно и БЫСТРО среагировать на ту или иную ситуацию.

  Требуется заменить один материал на другой  Надо оформить допработы по контракту  Надо увеличить объем работ   Надо увеличить сроки выполнения работ  Вместо оплаты – претензия по качеству  Отказ принимать скрытые работы  Допработы не согласованы с Заказчиком   Заказчик не является на объект  Заказчик вносит корректировки в ходе работ  Начислена пеня за просрочку  Заказчик отказывается платить вообще   Письменные претензии вместо оплаты
Образцы и шаблоны договоров. Рекомендации по их составлению и подписанию. Действия Подрядчика в ходе работ. Необходимые шаблоны, рекомендации. Своевременное оформление допработ. Что делать, если они не оформлены вовремя.
Сдача и приемка, КС-2, оплата работ. Что делать, если работы не принимают, не оплачивают.На всех стадиях, от начала работ до оплаты.Действия Подрядчика в спорных ситуациях. Изменения в смету, замена материалов и т.п.. Грамотные и своевременные действия.

Источник: http://u-nika.com/pismo_s_uvedomleniem_zakazchika_trebovaniem_soglasovat_izmenenija_v_smete_vypolnjaemykh_rabotakh

Образец письма заказчику о изменениях в проекте

Образец письма заказчику о изменениях в проекте

← предыдущий раздел | | читать далее →

Согласования и изменения

Согласования лучше делать, так у всех будет прикрыта жопа и ваша в том числе.

В соответствии с частью 7 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации: «…отклонение параметров объекта капитального строительства от проектной документации, необходимость которого выявилась в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта такого объекта, допускается только на основании вновь утвержденной застройщиком или заказчиком проектной документации после внесения в нее соответствующих изменений в порядке, установленном Правительством Российской Федерации». Это значит, что все согласования отклонений в параметрах должны пройти полный круг и выйти в измененных чертежах. Поэтому строк типа «отклонения от проекта» в РДшных актах вы не найдете, при этом что входит в понятие «отклонение параметров объекта» хрен его знает (или это параметры готовой продукции, или изменение стоимости строительства, или технические характеристики здания или сооружения или изменение сроков строительства). Или вообще проектная документация это не рабочая и это требование не распространяется на внесение в нее изменений.

Н Тел./факс: (812)248-91-39 E-mail: apb@apbez.ru Сайт: www.aobez.ru

Российской Федерации В.Ф. Басаргину

ул. Садовая-Самотечная, д. 10/23, стр. 1, г. Москва, 127994

Факс (495) 699-38-41, (495) 699-38-41, (495) 980-25-47

Уважаемый Виктор Федорович!

Некоммерческое партнерство «Альянс Пожарной Безопасности» просит Вас дать разъяснения по порядку градостроительной деятельности в связи с участившимися случаями разночтений требований нормативно-правовых актов.

Наше партнерство взаимодействует как с коммерческими организациями, осуществляющими проектные и строительно-монтажные работы в области пожарной безопасности объектов капитального строительства, так и с различными службами государственного строительного надзора.

Проблема заключается в следующем.

Государственным строительным надзором СПб и Лен.

области, в том числе довольно активно службой С ЗУ Ростехнадзора предъявляются требования по корректировке и соответственно повторной государственной экспертизе проектной документации в случае даже незначительных отклонений от нее при строительстве. Строительный надзор основывается на требованиях ч.7 ст. 52, ч.З ст.49, ч. 5.1, ч. 3.4) ст.6, п. 4) ч.17 ст. 51 Градостроительного Кодекса РФ, п.

Тем не менее, следует обратить внимание на ряд особенностей.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации желательно оформлять на бланке организации. В этом случае корреспонденция будет носить более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

В самом бланке последовательно излагается следующее:

  1. Наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
  2. Название документа.
  3. Город, в котором составлен документ, дата и исходящий номер (при наличии).
  4. Сообщение о новых данных.
  5. Дата, с которой изменения вступают в силу.
  6. Дополнительная информация.
  7. Подпись руководителя поставщика, печать (при наличии).

Как составить уведомление

Вы можете скачать наш образец уведомления об изменении реквизитов банка по ссылкам ниже или разработать свой. Для этого укажите:

  • причину смены реквизитов.

Вернуться к вам должно два письма-согласования – от заказчика и от института, от генподрядчика можете не складировать.

Обычно если пришло письмо на согласование кабеля или оборудования заказчика которое тот привез не проектное, то это отражается в рабочих чертежах и в спецификациях, в остальных случаях обычно приходит с припиской «без изменения ПСД», что означает в рабочие чертежи не будут вносить никаких изменений и сметы свои править не будут (но это не значит что нельзя править свои сметы).

Согласование не проектного оборудования и материалов поставки подрядчика.

Поставку подрядчика (нашу) мало кто проверяет, поэтому, даже если пришел не совсем тот кабель или не та труба, об этом лучше умолчать, найти и подделать сертификаты с паспортами и жить дальше потому как такое никто и никогда не согласует.

Есть правда исключения, если этого материала или изделий довольно много, например короб (именно их любят проверять в последнее время), а снабженец хочет по ясным причинам купить его другого именно у своего поставщика, то пускай напряжется сам с согласованиями до поставки конечно, если проебали, и все привезли, то как всегда, согласованиями этого дела будете заниматься вы. Такие согласования проходят только в случае если доказать что данное решение лучше и выполнится быстрее.

Согласование изменения места расположения оборудования и/или способа или места прокладки кабеля.

Проектант это знает и понимает, а потому без проблем согласовывает изменения не противоречущие ПУЭ.

Значит, если нет привязок на рабочих чертежах, то обычно все эти привязки я делаю на исполнительной схеме и не корректирую рабочие чертежи потому как все сделано в соответствии с предельно-допустимыми нормами ПУЭ, хотя разница может быть даже в несколько метров. Т.е.

здесь нужно знать и уметь это доказать технадзору, что вилка предельно-допустимых норм в общестрое очень мала (до миллиметра) потому как влияет на устойчивость здания, а в нашем спецмонтаже роли сильной не играет будет лежать кабель точно за один метр от забора или за три, там главное чтобы не ближе.

Любые орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки в деловой переписке не допустимы.

Несколько моментов, на которые следует обратить внимание проектировщику, для того, чтобы правильно написать письмо заказчику

Еще Ямамото Цунетомо в 17 веке, в своем собрании кодексов поведения самураев, сказал, что писать письмо нужно так, чтобы адресат захотел повесить его на стену, как произведение искусства. Даже если текст по большей части технический, насыщенный цифрами и данными, его будет читать живой человек.

Никому, а в особенности заказчику, не понравится, если письмо будет начинаться со слов «Ставим вас в известность…», «В очередной раз уведомляем…», даже если целью письма и является информирование или напоминание. Такие фразы следует по возможности смягчать и переносить во второй-третий абзацы.

Пример расположения смысловых блоков

Начинать письмо, в зависимости от его содержания, можно с таких вступительных фраз:

  • Благодарим за приглашение к сотрудничеству…
  • Настоящим свидетельствуем Вам свое почтение…
  • В продолжение телефонного разговора…
  • Согласно договоренности, сообщаю Вам…
  • Благодарим Вас за своевременную реакцию на наше письмо №…

Основное тело письма, содержащее вопросы, описание проблем, свое видение их решения,следует излагать в четкой и лаконичной форме, без лишней информации.

Внимание В письме обязательно должна быть указана тема: «О ходе проектирования», «Об оплате» и так далее.

Начинать письмо следует со стандартного обращения, например – «Уважаемый Игорь Петрович!» Обращение к заказчику по имени и отчеству – это важно. Если вы готовите ответ на письмо, и не располагаете данными лице, к которому обращаетесь, их необходимо выяснить (позвонить в приемную или непосредственному исполнителю письма).

В письме указывается наименование организации и лицо, которому письмо адресуется. Обращаться к адресату следует по имени и отчеству

В конце письма, под подписью обязательно указывается исполнитель и его контактные данные.

Например, если материал письма, подписанного ГИПом или главным инженером, приготовлен инженером-конструктором, представитель заказчика должен иметь возможность связаться с ним напрямую, для уточнения технических деталей.

Ниже подписи необходимо указывать контакты исполнителя для возможности уточнения технических деталей

В тело письма не следует вставлять картинки и таблицы: такие материалы оформляются приложениями со своим номером и названием. В конце письма приводится перечень всех приложений с указанием их порядкового номера, названия, количества страниц и количества экземпляров.

Современные средства проверки орфографии (в том числе, встроенные в MS Word) позволяют готовить абсолютно грамотные документы.

В письме нужно обязательно указать какие именно изменения необходимо внести и обосновать эти изменения. Приложите копии первоначального проекта, а также предлагаемые изменения.

ГК РФ Статья 716. Обстоятельства, о которых подрядчик обязан предупредить заказчика

1.

Подрядчик обязан немедленно предупредить заказчика и до получения от него указаний приостановить работу при обнаружении:

-непригодности или недоброкачественности предоставленных заказчиком материала, оборудования, технической документации или переданной для переработки (обработки) вещи;

-возможных неблагоприятных для заказчика последствий выполнения его указаний о способе исполнения работы;

-иных не зависящих от подрядчика обстоятельств, которые грозят годности или прочности результатов выполняемой работы либо создают невозможность ее завершения в срок.

2.

Подрядчик, не предупредивший заказчика об обстоятельствах, указанных в пункте 1 настоящей статьи, либо продолживший работу, не дожидаясь истечения указанного в договоре срока, а при его отсутствии разумного срока для ответа на предупреждение или несмотря на своевременное указание заказчика о прекращении работы, не вправе при предъявлении к нему или им к заказчику соответствующих требований ссылаться на указанные обстоятельства.

3.

Согласно ГОСТ 2.105-95 п.3.5 «Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также, выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью».

На сдаваемых рабочих чертежах должны быть все печати «В производство работ» и «Экспертиза проведена» с датами заказчика и генподрядчика, на этих же листах штампы «Выполнено согласно проекту» с подписью ответственного по разрешиловке лица, нанесены все изменения (которые можно показывать и которые сделаны), сделаны все согласующие подписи.

Иногда в проекте нет схемы расположения оборудования и места прокладки кабеля в каком-нибудь отдельно стоящем блок-боксе или по его приходу вы обнаруживаете что по проекту невозможно сделать потому как планировка совсем другая.

Перед монтажом по идее вы должны согласовать все это нарисовав эскиз как вы хотите это сделать и согласовав с авторским надзором и заказчиком.

Лучше просмотреть все проекты и в которых нет таких планов и состряпать письмо, но обычно институт отписывается типа пришлите техдокументацию на эти сооружения и легче согласовать на месте чем ждать потом ответа неделю или месяц.

Проектанты очень не часто на рабочих чертежах указывают размеры и привязки кабельных трасс, а так же установки отдельностоящего оборудования потому как практически всегда не угадывают.

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов.

При обнаружении нестыковок и отсутствии уведомления о нововведениях проблемы в первую очередь возникнут у поставщика.

Дело в том, что, с юридической точки зрения, покупатель делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Что относится к реквизитам

Разберем, какие освновные данные нужно указать, составляя образец письма об изменении банковских реквизитов организации.
Разделяют общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

  • наименование;
  • ИНН и КПП;
  • ОГРН;
  • место нахождения;
  • почтовый адрес;
  • сведения о руководителе.

Платежные данные представляют собой следующий перечень:

  • расчетный счет;
  • наименование банка;
  • БИК;
  • корреспондентский счет.

Как составить письмо

Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено.

Об этом заказчика нужно уведомлять письменно, получая от него подтверждение о необходимости выполнения дополнительных работ и его готовности заключить дополнительное соглашение;

  • если в проекте обнаружена ошибка, необходимо, кроме собственно ее исправления, правильно и доходчиво обосновать в письме причины, по которым она была допущена;
  • заказчик может требовать применения в проекте определенных марок оборудования и строительных материалов. Часто клиент принимает решение об использовании более дешевых аналогов, в сравнении с теми, которые предусматривает проектировщик. О возможных последствиях такой замены необходимо аргументированно сообщать заказчику.

Как правильно написать письмо Заказчику: советы по оформлению

Письмо оформляется на бланке, согласно основным правилам делопроизводства: в качестве адресата указывается предприятие-заказчик, должность, фамилия и инициалы лица, уполномоченного на ведение деловой переписки.

Это – официальный документ (который, в том числе, может рассматриваться судом), поэтому, он должен иметь дату, номер и быть заверен подписью уполномоченного лица (директор, главный инженер, главный инженер проекта и т.д.) Письмо, оформленное на бланке предприятия, дополнительной мокрой печати не требует.

СРО НП «АПБ»

МИНИСТЕРСТВО РЕГИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МИНРЕГИОН РОССИИ)

ул. Гжатская, д. 9, лит. А, пом. 5Н г. Санкт-Петербург, 195220

Садовая-Самотечная улица, дом 10/23, строение 1, город Москва, Российская Федерация, ГСП-4, 127994 Гея. 694-35-55; факс 699-38-41

Источник: http://37zpp.ru/obrazets-pisma-zakazchiku-o-izmeneniyah-v-proekte

Как проектировщику правильно написать письмо заказчику?

Образец письма заказчику о изменениях в проекте

Деловая переписка — это одна из важнейших составляющих организации процесса проектирования. Базовые документы, на которые опирается руководитель проекта в своей работе — это контракт, график выполнения работ, задание на проектирование и исходные данные.

Однако, процесс разработки проекта столь сложен, что заранее отразить все его нюансы в задании, на стадии заключения договора не представляется возможным.

В связи с этим в ходе проектирования появляется необходимость в уточнении информации, согласовании технических решений, подтверждении наиболее важных данных и так далее.

Практика показывает, что любой разговор с заказчиком, имеющий отношение к объекту проектирования, должен сопровождаться официальным письмом, с датой, номером и подписью.

Современные коммуникационные технологии вносят в процесс переписки свои коррективы: сегодня отправка бумажного письма почтой — это, скорее, исключение.

Однако, чем ближе мы будем придерживаться канонов делопроизводства, результатом которого является солидная папка с собранной в хронологическом порядке перепиской, тем лучше.

Официальное письмо обязательно должно иметь дату и номер. Также всегда указываете тему письма

Опытные ГИПы и руководители проектов говорят: чем больше бумаги — тем чище ж**а. Звучит не красиво, но отражает суть взаимоотношений с заказчиком правильно. Любое техническое решение, принятое без участия клиента или оговоренное с ним только устно, может обернуться проблемой в будущем.

Во-первых, представитель заказчика может забыть об устном разговоре (или сделать вид, что забыл), а во-вторых, со стороны заказчика может смениться контактное лицо, с которым имелись договоренности.

Поэтому, все обсуждения проектных решений, в обязательном порядке должны документироваться.

Письма должны иметь дату, номер и подпись, и официально поступать в канцелярию Заказчика (возможно – по электронной почте, но на официальный адрес организации-заказчика).

Основными причинами, по которым следует написать письмо заказчику, являются следующие:

  • к любым предварительным чертежам, эскизам, техническим решениям, направляемым заказчику на согласование, должно прилагаться сопроводительное письмо, в котором четко указывается когда, кому и для чего документация направляется;
  • если со стороны заказчика не предоставлены какие-то исходные данные или отсутствует официальное согласование технического решения – его следует уведомлять об этом письменно, и чем чаще — тем лучше. Когда начнут «гореть» сроки проекта – пачка таких писем не позволит сделать проектировщика крайним;
  • при отсутствии со стороны заказчика запланированных проплат – аванса или промежуточных расчетов, нужно незамедлительно информировать его письменно, предупреждать о возможном срыве общего срока проектирования (если по условиям контракта начало работ привязано к авансу);
  • если в проекте по каким-то причинам нельзя предусмотреть решение, о котором просил заказчик (например, вследствие нарушения норм) – уведомить его об этом необходимо письменно, с грамотным обоснованием;
  • невозможность вложиться в оговоренные контрактом сроки должна быть грамотно обоснована в письме, сопровождающем дополнительное соглашение на перенос сроков;
  • как правило, в процессе проектирования появляются дополнительные работы. Это могут быть новые условия или пожелания заказчика, требующие внесения небольших корректировок или значительных переделок документации; могут быть новые работы, необходимость в которых на стадии заключения контракта не могла быть определена; могут быть другие случаи. Об этом заказчика нужно уведомлять письменно, получая от него подтверждение о необходимости выполнения дополнительных работ и его готовности заключить дополнительное соглашение;
  • если в проекте обнаружена ошибка, необходимо, кроме собственно ее исправления, правильно и доходчиво обосновать в письме причины, по которым она была допущена;
  • заказчик может требовать применения в проекте определенных марок оборудования и строительных материалов. Часто клиент принимает решение об использовании более дешевых аналогов, в сравнении с теми, которые предусматривает проектировщик. О возможных последствиях такой замены необходимо аргументированно сообщать заказчику.
WikiJurSovetnik.Ru
Добавить комментарий