Подготовка хорошего отчета о внутреннем аудите СМК
Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года.
У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента.
Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.
Процесс внутреннего аудита в стандарте ISO 9001 является одним из важнейших способов удостовериться, что система менеджмента качества (СМК, – ред.) функционирует и приносит пользу.
Но какова роль отчета о внутреннем аудите в таком случае? Многие люди, не сведущие в аудитах или даже вообще в системах качества – не вполне могут себе представлять, какую важную роль играет отчет.
В этой статье мы сгруппировали информацию, которая вам понадобится в этой связи.
Почему отчет о внутреннем аудите важен?
Итак, отчет о внутреннем аудите представляет собой официальный отчет об этом мероприятии – единственный официальный отчет.
Все замечания, которые вынес внутренний аудитор, все комментарии, полученные от сотрудников в ходе аудита, вся информация, которую вы получили от владельцев процессов, все заявления закрывающего совещания по результатам, – в устном виде это не будет иметь никаких последствий. Если что-то не отражено в отчете об аудите, оно не получит хода.
Необходимо также принимать в расчет, что отчет по результатам внутреннего аудита будут читать не только работники, которые его выполняли и принимали в нем участие, но руководители, так как данные из него используются в процессах анализа со стороны руководства.
Это значит, что отчет будут использовать в своей работе люди, которые не могут судить о ситуации иначе как по полученному отчету. Кстати, именно поэтому когда проводится сертификационный аудит третьей стороной, итоговый документ с результатами делают таким подробным и детализированным.
Просто в отчете должна быть абсолютно вся информация, по которой потом можно будет детально описать необходимые корректирующие действия. Также из отчета должно быть кристально ясно, что компания соответствует ISO 9001 – нужна исчерпывающая доказательственная база этого. Отчет внутреннего аудита – полная запись свидетельств аудита по всем аспектам. По многим причинам можно смело сказать, что аудит без хорошего отчета – это не настоящий аудит.
Что должно быть отражено в отчете о внутреннем аудите?
Что ж, все вышесказанное, кажется, ставит вопрос о том, в чем секрет хорошего аудита. Что включить, а что лучше убрать? Тут надо вспомнить, что вы создаете единственный официальный документ об аудите. Раз так, он должен быть достаточным сам по себе.
Проверенный опыт, касающийся конкретного содержания отчета можно найти в стандарте ISO 19011 – это руководство ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.) по аудиту систем качества и экологического менеджмента.
Предупреждаю: тот контент отчета, который там описан – перебор для малых компаний. Для них что-то из ISO 19011 можно не применять. Но с другой стороны, руководство ISO – прекрасная стартовая точка для принятия решения о содержании отчета о внутреннем аудите.
Здесь же мы приведем упрощенный список из семи тем, которые предлагается отразить в отчете согласно ISO 19011.
- Цель аудита. Какой была цель аудита? Речь шла о плановой проверке или об аудите вдогонку внедренным корректирующим действиям? Конечно, все аудиты проводят с целью удостоверить соответствие требованиям, но были ли в результате аудита достигнуты еще какие-либо результаты.
- Объем аудита. Каковы границы, какие процессы были обследованы? Только одна производственная линия задействует подвергшийся аудиту процесс? Может быть, в объектив проверки не попала ночная смена или вечерняя?
- Клиент аудита. Кто является потребителем аудита? Кто хозяин или хозяева процесса, который вы аудитировали?
- Даты и места проведения аудитов. Эта информация потом будет очень важна для руководства в процессах анализа со стороны руководства. Необходимо знать хронологию проверок, чтобы проанализировать результаты.
- Критерии аудита. С какими требованиями сличали реальные процессы? С требованиями по ISO 9001. А может, в основе проверки были внутренние процедуры и политики? Требования потребителей?
- Факты, обнаруженные в результате аудита. Как повлияют на ситуацию с СМК факты, идентифицированные как свидетельства аудита? Некоторые компании способны отличить значительные несоответствия (где последствия носят систематический характер) от незначительных (однократные, две или три ошибки, которые не имеют долгоиграющего значения), но похвастаться этим могут далеко не все. Отдельные организации даже включают в отчет помимо проблем положительный опыт и «лучшие практики», которые предполагается распространить среди сотрудников. Для всех результатов аудиторской проверки, которые были сочтены заслуживающими занесения в отчет крайне важно отразить свидетельства аудита: номера контрактов, которые анализировались. А вот имена лиц, работа которых подверглась аудиту лучше не писать. Выходные данные процесса внутреннего аудита предназначены для поиска адекватных корректирующих действий, а не назначения виновных.
- Выводы аудита. Каковы общие выводы из аудита? Не было ли число обнаруженных вопросов, которые нуждаются в рассмотрении чересчур большим, чтобы сказать, что процесс СМК внедрен как следует? Какой ответ может быть дан на вопрос о том, насколько обследованная система качества эффективна? Да и для некоторых руководителей выводы аудита могут быть единственным разделом отчета, который одни прочитают, будучи очень занятыми. Занятые руководители подробности оставляют специалистам.
Ряд мер ISO 19011 не предписывает, а оставляет на ваше усмотрение. Следующие действия могут быть полезны в определенных ситуациях:
- план аудита. В плане можно отразить информацию о том, кто проводит аудит процессов и когда. Закрепить эти данные может быть очень полезно, если аудит применяется к большому количеству процессов и в нем участвует много аудиторов;
- раздел в отчете о самом процессе аудита и встреченных препятствиях. Особенно важно, когда проблема препятствий для аудита носит острый характер. Препятствия могут быть разные: например, эксперт, деятельность которого должна была быть проверена в соответствии с программой аудита в определенное время отсутствовал на работе;
- отметки об элементах процесса, которые все-таки не подверглись аудиту. Если у вас есть составляющие процессов, которые вы собирались включить в аудит, но потом передумали, например, вечерняя смена, необходимо документировать это, чтобы дальнейшие решения основывались на полной информации;
- разногласия между аудитором и аудитируемым. Если владелец процесса не согласен с выводами о наличии в его процессе несоответствия на основе свидетельств аудита, стоит, возможно, отметить этот факт в отчете;
- возможности для улучшения. Выше мы уже писали, что некоторые компании указывают в отчетах о внутренних аудитах не только отрицательные, но и положительные моменты процессов – для распространения «лучших практик» среди специалистов. Некоторые идут еще дальше и отражают там полученные рекомендации по улучшению процессов. Благодаря этому аудитор получает возможность идентифицировать что-то, что нельзя прописать как несоответствие, но что скрывает в себе потенциал улучшения бизнес-процессов;
- согласование действий по несоответствиям. Если в процессе аудита были согласованы какие-то будущие действия в ответ на обнаруженные несоответствия, зафиксируйте это в отчете – это может принести существенную пользу.
Желающим узнать больше о применении ISO 19011 предлагаем обратиться к нашей статье «Тринадцать шагов внутреннего аудита с использованием ISO 19011».
Отчет о внутреннем аудите не должен содержать сюрпризов
Существует еще одна вещь, о которой, конечно же, необходимо сказать. В отчете не должно быть ничего, что станет для тех, кто является объектом аудита, сенсацией.
Если вопрос не поднимался на закрывающей встрече аудита, то его нельзя отражать в отчете.
Заносите в отчет то, что имело место в ходе аудита – тогда он принесет пользу в том смысле, что вы сможете эффективно его использовать в своих попытках улучшить систему менеджмента качества.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.
, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источник: https://1cert.ru/stati/podgotovka-khoroshego-otcheta-o-vnutrennem-audite-smk
Простая методика внутреннего аудита за 7 шагов
Как проверить состояние бухгалтерского и налогового учета, на примерах и с формами
24 июня 2018, Елена Позднякова
Если Вы – главный бухгалтер и принимаете дела по новой компании, или Вы – собственник и хотите узнать о состоянии учета, то эта методика составлена специально для Вас!
Внутренний аудит учета можно сделать легко, самостоятельно и быстро. Кстати, аттестат аудитора для этого не требуется. Время на выполнение от 1 до 3 дней. Приступим.
Шаг 1. Регистрационные данные
НЕ ПРОСИТЕ УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ !!!
Да-да, не просите! Листать типовой устав бесполезно. Когда Вы запрашиваете папку с учредительными документами и с умным видом погружаетесь в нее, Вы показываете, что не знаете, с чего начать, и тратите свое время зря.
Просто следуйте моей методике и Вам вообще не потребуется смотреть учредительные документы.Все, что Вам нужно на этом шаге –
Полная информация о компании находится в едином государственном реестре. Это общедоступные сведения. Вот две ссылки, где можно получить эту информацию бесплатно:
Сведения из ЕГРЮЛ. Бесплатные открытые источники информации
потратьте 5 минут. Просто ознакомьтесь с имеющейся информацией:
название компании, дата создания, вид деятельности, кто директор, кто учредители, какой юридический адрес и т.д.
Ссылка номер 2, на сайт ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС, наиболее интересна, потому что там дополнительно можно посмотреть связи учредителя и компании, информацию о судебных делах и бухгалтерскую отчетность, сданную в статистику.
и вот Вы уже знаете о компании больше, чем некоторые сотрудники, которые проработали там годы…
Теперь создайте у себя на компьютере папку “Внутренний аудит ООО “ХХХ” 2018″ и сохраните туда бухгалтерскую отчетность за последние 3 года, которую Вы нашли в открытых источниках. Эту отчетность уже можно использовать для анализа, если больше никакой информации нет. А еще она пригодится для того, чтобы сверить ее с балансом, который сдан в ИФНС, который Вы возьмете из программы. Казалось бы, расхождений быть не должно, но это только на первый взгляд! В налоговую мог быть сдан уточненный баланс или вообще данные могут не совпадать с программой. В общем, приготовьтесь на всякий случай к любым сюрпризам! Но об этом чуть позже.
Кстати, если отчетности нет в открытых источниках, значит она не сдавалась в статистику, а это уже плохой сигнал (но учтите задержку, потому что отчетность публикуется обычно спустя год после сдачи).
Итак, в папку “Внутренний аудит…” мы в дальнейшем сохраним файлы с анализом отчетности, отчет о внутреннем аудите и любую другую дополнительную информацию, которой будем пользоваться во время проведения проверки.
Обязательно создайте эту папку! Вы скажете мне огромное спасибо, когда спустя какое-то время, забыв все, к ней вернетесь и легко поработаете с информацией!
Шаг 2. Сразу начинайте составлять отчет о проведении аудита
НЕ ЖДИТЕ ОКОНЧАНИЯ СВОЕЙ ЖЕ ПРОВЕРКИ
Составление отчета обязательно! Не важно, делаете Вы внутренний аудит для себя или для заказчика. Сразу ВСЕ записывайте, даже если Вам ВСЕ предельно понятно.
Дело в том, что внутренний аудит предполагает работу с большим объемом информации, которая поступит в мозг за достаточно короткое время и также быстро будет потом забываться.
Создайте файл “Отчет о проведении внутреннего аудита…” или анализ ООО “ХХХ”. И начинайте писать, можно использовать мой шаблон.
Анализ ООО “Фортуна”, ИНН 7719000000
Дата регистрации: 12.08.11, глубина возможной налоговой проверки: 2017, 2016, 2015
Период, который мы будем охватывать внутренним аудитом, соответствует периоду возможной налоговой проверки – это 3 полных календарных года назад + часть текущего года.
Если компания существует меньше – Вам повезло!
Шаг 3. Сразу задавайте правильные вопросы
А что такое неправильные вопросы?
Неправильные вопросы.
Не задавайте никому, особенно бухгалтерии, и особенно в устной форме, вопросов по каждой операции, которая Вам показалась странной или непонятной. И вот почему: 1) погружение в детали отнимет у Вас очень много времени и процесс может растянуться до бесконечности (а моя методика рассчитана всего на 1-3 рабочих дня)2) почти всегда те вопросы, которые Вы задали на первом этапе, в дальнейшем сами собой отпадут. Если же какие-то вопросы останутся, то Вы будете их решать в спокойной обстановке после окончания внутреннего аудита.
А что такое правильные вопросы?
У каждой организации есть своя специфика деятельности. Возможно, проводя внутренний аудит, Вы столкнетесь в операциями, с которыми раньше никогда не сталкивались и не знаете, как правильно их учитывать.
Например, факторинг, лизинг, производство в общепите, платежи за услуги в адрес нерезидентов, учет технологических потерь, членские взносы некоммерческих организаций, валютный контроль…
здесь может быть все, что угодно…
Спокойствие и только спокойствие! Вы не обязаны все знать! И сейчас у Вас нет времени все это изучать. Возникнут вопросы – мы спросим у экспертов. Бесплатно.
А сделаем мы это следующим образом. Выясните, какие справочные системы подключены в организации. Обычно об этом как-то забывают, но в любые тарифы справочных систем входят безлимитные письменные консультации экспертов.
Консультант-Плюс, Гарант, Контур-Норматив, Система Юрист, Система Главбух, даже 1С:ИТС (!!!) включают в свои тарифы такие консультации.
Обычно ответы не приходят в ту же секунду, а Вам и не нужно! Если в чем-то сомневаетесь – задайте вопрос письменно и двигайтесь дальше. Через какое-то время придет готовый ответ эксперта, а Вы не потратите свое время на анализ информации.Но даже если ничего не подключено, то даю хорошие ссылки на ресурсы, где можно задать вопрос бесплатно:
Где бесплатно задать вопрос эксперту
Форум бухгалтеров на портале Клерк.ру
Задать вопрос можно на форуме Нужно зарегистрироваться по ИНН в качестве субъекта малого или среднего предпринимательства, можно использовать ИНН организации или ИП. Сервис объединяет в себе мгновенные ответы онлайн-помощника в режиме чата и письменные ответы экспертов в течение 48 часов. Количество вопросов не ограничено. О системе: https://msp-case.ru/about/
Консультации юристов (бесплатные + платные). Сервис Правовед
Задать вопрос можно здесь
Бесплатные бухгалтерские и юридические консультации. Справочная от банка точка
Задать вопрос можно здесь
С вопросами разобрались, идем дальше…
Шаг 4. Перечень отчетности
Сдано – не сдано
На этом этапе, не углубляясь в детали, нужно выяснить, сдана ли в полном объеме вся отчетность, которая должна быть сдана по состоянию на сейчас.
Лучший источник для проверки – это доступ к программе для отправки отчетности: Сбис, Контур-Экстерн, Такском, а еще лучше, если отчетность отправлена прямо из 1С.
В некоторых сервисах можно сразу посмотреть отчет “Сдано-не сдано”, но я Вам рекомендую составить файл в excel, в котором перечислить всю отчетность со сроками, по периодам, с указанием контролирующего органа, с отметками о сдаче/не сдаче, и ОБЯЗАТЕЛЬНО!!! сделайте отметки о наличии и количестве уточненных деклараций к каждому отчету.
Информация об уточненках нужна для того, чтобы когда мы приступим к анализу отчетности, не тратить время на анализ всех деклараций за один и тот же период. Если были уточненные, нас будет интересовать только последняя уточненка.
Посмотрите на образец такого файла:
Обратите внимание, что я выделила цветом декларации по НДС, по налогу на прибыль и бухгалтерскую отчетность, потому что их будем дальше анализировать более подробно.
Не сданные (просроченные) отчеты тоже выделены цветом
Помните, что перечень отчетности для каждой компании индивидуален и зависит от налогового режима и объектов налогообложения (например, налог на имущество или транспортный налог сдают те компании, у которых есть транспорт или имущество).Вы можете скачать мой шаблон, но не забудьте откорректировать его при необходимости:
Кроме этого, в программе для отправки отчетности: 1) проверьте, нет ли требований из контролирующих органов, на которые не ответили
2) запросите справку “О состоянии расчетов по налогам и сборам на текущую дату”
Шаг 5. Анализ отчетности
Технология приведена для общего режима, но если компания на УСН, то просто заменяем две декларации по НДС и налогу на прибыль на одну декларацию по единому налогу
5.1 Бухгалтерская отчетность
Сверяем отчетность за каждый год и данные в программе на конец каждого года
Совпадает ли сумма прибыли в отчете о финансовых результатах за год и прибыль в балансе (это разница между нераспределенной прибылью на начало и на конец периода). Да, прибыль могла быть выплачена в качестве дивидендов, но если есть несовпадение обязательно зафиксируйте и, в дальнейшем, проверьте этот факт?
Совпадают ли остатки в балансена конец периода с данными программы?
Совпадают ли показатели в отчете о финансовых результатах с данными программы (выручка, себестоимость, прочие доходы, прочие расходы)?
Правильно ли перенесены остатки из отчетности за прошлый год?
5.2 НДС Переносим данные из раздела 3 каждой декларации в таблицу excel. Сверяем с данными, отраженными в программе на счете 68.02
Вот пример такой таблицы:
Цветом выделяем показатели, которые не совпали с данными программы. Если расхождения незначительные, можно указать это в примечаниях, при больших расхождениях, можно внести дополнительные колонки, с указанием сумм расхождений
Как видите, в 4 квартале 2015 года данные в декларации и в программе не совпадают
5.3 Налог на прибыль
Аналогичным образом составляем таблицу с данными по налогу на прибыль и сверяем с программой (счет 90).
Вот пример такой таблицы:
Все показатели из каждой декларации собираем в единую таблицу
Если были НЕ принимаемые расходы, их нужно вынести в отдельную колонку.
Затем сверяем налоговую базу по НДС и налогу на прибыль между собой.
Налог на прибыль сдается нарастающим итогом, НДС поквартально, этот момент нужно учитывать.Если были отклонения, их нужно пояснить, налоговая обычно задает вопросы на эту тему. 5.4 Заработная плата, НДФЛ, страховые взносы
Составляем сводную табличку за каждый год
Не всегда в рамках внутреннего аудита целесообразно проверять заработную плату и страховые взносы, так как этот процесс может занять достаточно много времени. Например, если главный бухгалтер принимает дела, а в штате есть человек на участке “Заработная плата”, то проверку можно и отложить.Чтобы не перегружать данную статью, я не буду подробно останавливаться на заработной плате, но дам полезные ссылки.
ролик о том, как проверить заработную плату и составить сводную таблицу здесь.
ролик о том, как составить 6-НДФЛ здесь, по этой же методике можно этот отчет и проверить.
Статья-справочник “Как принять на работу своего первого сотрудника” здесь (про кадровый учет и много других полезных материалов).
Как принять на работу иностранца здесь.
Шаг 6. Смотрим оборотку
“Оборотно-сальдовая ведомость по всем счетам”
Наша цель пройти по всем счетам за все периоды. Движемся сверху вниз и знакомимся с каждым счетом.
в 1С 8.3 Базовая: Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость
Из оборотно-сальдовой ведомости нужно последовательно перейти по всем счетам и по каждому счету:1) посмотреть оборотно-сальдовую ведомость уже по каждому конкретному счету с аналитикой (что здесь, нет ли красных отрицательных остатков, что изменилось за период)2) посмотреть анализ каждого счета
При просмотре ОСВ никакой конкретной задачи нет, просто сделайте эту работу и просмотрите все глазами.
Вопросы и комментарии возникнут в процессе, возможно, Вы увидите какие-то ошибки. Не забывайте записывать информацию в отчет, если видите, что что-то нужно зафиксировать или уточнить. Не забывайте отправлять вопросы экспертам, если в чем-то сомневаетесь.
Шаг 7. Даем рекомендации
Разумеется, что этот раздел индивидуален 🙂
Было бы очень хорошо, если бы рекомендация по результатам была такая: “Все в порядке, замечаний и предложений нет!”.
Однако, в реальной жизни я такого ни разу не встречала. Поэтому я приведу Вам свои рекомендации, которые наиболее часто встречаются в отчетах о проведенном внутреннем аудите.
Типовые рекомендации:
по результатам внутреннего аудита для малых предприятий
Устанавливать дату запрета редактирования после окончания каждого периода
Для 1с 8.3 Базовая:
Администрирование – Настройки пользователей и прав – Дата запрета изменения – Настроить
Не применять ПБУ 18/02
Оно слишком сложное и малые предприятия имеют право его не применять. Применение ПБУ 18/02 ведет к созданию дополнительных проводок по счетам 09 и 77, часто бухгалтер бывает вообще не в курсе зачем, “программа так сделала”. Если нужно срочно разобраться с ПБУ 18 – самая лучшая инструкция здесь.
Обратить внимание на безопасность по 115-ФЗ
Если не соблюдать правила, то расчетный счет организации могут заблокировать навсегда. Очень кратко: размер налоговой нагрузки должен превышать 1% от оборота, компания должна находиться по юридическому адресу и никаких запутанных операций. Подробности здесь.
При составлении бухгалтерской отчетности сверять данные за прошлый период
То, что заполнила программа нужно сверить с тем, что было уже сдано в прошлом году
Внутренний аудит готов, мои дорогие друзья!
Источник: https://finver.ru/blog/prostaya-metodika-vnutrennego-audita
Отчет по внутреннему аудиту: форма, образцы, примеры, результаты
Уже никто не оспаривает несомненную пользу внутреннего аудита. Правильно проведенный контроль внутри компании позволяет устранить ошибки и недочеты, повысить эффективность деятельности и дисциплинировать сотрудников. Эта форма деятельности организации, как и многие другие, требует документальной работы.
Понятие отчета по внутреннему аудиту
Отчет по ВА — это один из обязательных документов контроля, отражающий данные по результатам внутренней проверки. Изложенная в нем информация должна отражать данные контроля, его результаты и конкретные предложения. Этот документ является важным звеном в процессе устранения недостатков и нарушений, а также в анализе эффективности рабочих процессов.
При проверки узкой части рабочих процессов компании отчет может быть довольно скромный. Особенно если в результате аудита не было обнаружено серьезных недостатков. Глобальный аудит имеет более крупную форму отчета, но и этот документ является основным бланком проведенного контроля.
Данное видео расскажет об отчете по внутреннему аудиту:
Его предназначение
Простое составление отчета ВА с указанием выявленных недочетов лишь отмечает ошибки. Такой отчет не обладает полной информацией и не может считаться полезным документом. Грамотно составленный отчет решает значительно больше задач, чем простое информирование.
Правильный отчет решает следующие задачи:
- Раскрывает и описывает необходимые данные.
- Фиксирует предложения и рекомендации для исправления.
- Указывает смягчающие обстоятельства и излагает план корректирующих мероприятий.
Этот документ по сути является подтверждением правильности организации работы и корректного курса предприятия.
Форма и правила составления
Главными критериями правил составления отчета служат качественно изложенные сведения. Правильный отчет по внутреннему аудиту должен соответствовать 7 требованиям по корректности донесения информации. Сообщения в отчеты должны быть:
- Ясными.
- Точными.
- Краткими.
- Полными.
- Объективными.
- Конструктивными.
- Своевременными.
На основании этих правил должна базироваться и форма отчета по внутреннему аудиту. Несмотря на то, что отчет по ВА является официальным документом организации, единой формы его составления не существует. Каждая компания в праве использовать удобный формат изложения информации в зависимости от объема отчета и целей его составления.
Ниже будет рассмотрена форма отчета службы внутреннего аудита по результатам внутреннего аудита СМК.
Данное видео содержит еще больше полезной информации об отчете по внутреннему аудиту:
отчета
При составлении отчета необходимо понимать, что данный документ касается не всех областей деятельности организации, а только в сфере рассматриваемых вопросов. Поэтому вне зависимости от выбранной формы документа, в нем должны отражаться 3 главных части:
- Вводная.
- Аналитическая.
- Итоговая.
В вводной части аудиторского отчета указываются данные предприятия и информация об объекте контроля. Также приводятся сведения о сроках проверки и выносятся основные вопросы, подвергшиеся аудиту.
Аналитическая часть документа подразумевает включение всех выявленных недостатков и нюансов, а также должна содержать указания на плюсы, определенные в результате контроля.
Итоговая часть содержит выводы и рекомендации.
Отчет по проведению внутреннего аудита качества (образец) вы можете скачать здесь.
Пример заполнения отчета о результатах осуществления внутреннего финансового аудита
Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 1Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 2Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 3Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 4Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 5Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 6
Отчет по внутреннему аудиту обязательный документ. Без его составления вся деятельность ВА практически утрачивает смысл. Форма его составления произвольная, а содержание должно быть предельно лаконичным и полным. Составить отчет по узкой сфере проверки довольно просто, а умение корректно формировать данные по всей деятельности компании приходит с опытом.
Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/buhgalteriya/vnutrennij-audit/otchet-po-nemu.html
Внутренние аудиты, отчеты по аудиту
В сотрудничестве с организацией EUROLAB мы осуществили перевод и публикуем серию материалов под названием EUROLAB Cookbooks. Данные материалы представляют собой краткие документы по вопросам качества, призванные помочь лабораториям соответствовать ISO/IEC 17025:2017
СМОТРЕТЬ ВСЕ МАТЕРИАЛЫ
EUROLAB “Cook Book” – Doc No. 14
Translated into Russian by LLC “Profilab” (Belarus, Minsk) (with the permission of EUROLAB)
“Поваренная книга” EUROLAB – Документ No. 14
Переведено на русский язык ООО “Профилаб” (Беларусь, г. Минск) (с разрешения EUROLAB)
Скачать в формате PDF
ВведениеОтчет по аудиту – это документ, составленный по результатам деятельности по аудиту.
Любая лаборатория в соответствии с требованиями стандарта ISO/IEC 17025:2017 должна описать и внедрить процесс внутреннего аудита как часть своей системы внутреннего контроля.
Основная цель внутреннего аудита – улучшить управление лабораторией, сделав акцент на слабые места, обнаруженные во всех описанных элементах системы, и защитить хорошую деятельность лаборатории в терминах достижения цели.
Отчет по аудиту не следует представлять просто как «Отчет об ошибках», поэтому помимо отклонений в него важно включить выявленные сильные моменты и меры по улучшению, чтобы сопоставить худшие аспекты с лучшими.
Устное заявление на заключительном совещании
На заключительном совещании руководитель команды по аудиту обычно делает заявление в присутствии аудитируемого или его представителя, которое включает:
- Общую оценку результата аудита.
- Общее заключение.
- Все сильные моменты и меры по улучшению, выявленные в процессе проведения аудита.
- Наблюдения аудита, указывающие, были ли выявлены отклонения от критериев аудита или нет. Важно сообщать обо всех отклонениях четко и однозначно.
Возможно, в данный момент руководитель команды по аудиту не будет способен классифицировать какие-либо отклонения в части их значимости; эта деятельность может быть отложена до последующей оценки командой аудита, но руководитель команды по аудиту должен описать любые отклонения и наблюдения, подтверждающие их.
На этом этапе для аудитируемого важно заявить о любых сомнениях в отношении озвученных отклонений и обсудить их с командой по аудиту для разрешения всех возникших вопросов.
Возможно, аудитируемый попросит совета в том, как решить некоторые из выявленных проблем. Вполне уместным будет для команды по аудиту предложить возможные корректирующие действия. Руководитель команды по аудиту должен четко указать, что такие предложения не являются обязательными.
Если возможно, желательно записать все выявленные отклонения в предварительный отчет по аудиту.
Отчет по аудиту
Входные данные для отчета
После окончания аудита руководитель команды по аудиту должен составить проект отчета, используя информацию, представленную аудиторами и техническими экспертами, которые входили в команду по аудиту.
Команда по аудиту должна прийти к соглашению по финальной версии отчета перед тем, как он будет отправлен аудитируемому.
Основной частью отчета по аудиту, но не единственной, является часть по «выявленным отклонениям».
Что представляют собой отклонения?Согласно определению, отклонение – это невыполнение требований критериев аудита.
Несмотря на то, что определение кажется ясным, аудиторы иногда могут обратить внимание на документы, записи или работы, которые нельзя четко установить как несоответствия.
По этой причине аудитору необходимо немедленно уведомить аудитируемого о том, что может быть несоответствие, чтобы аудитируемый имел возможность дать пояснения по вопросу.
Однако, возможно, что аудитор может понять причину несвоевременного выполнения, которое не обязательно приведет к несоответствию в отчете. Аудитор должен оценить частоту возникновения и важность этого при принятии решения о том, стоит ли это включать в отчет или нет.
Какие различные типы отклонений существуют?
Обычно выделяют два различных типа отклонений, учитывая их значимость:
- Незначительные несоответствия, наблюдения или любое другое используемое для этого название: невыполнение требований, которое не ставит под угрозу техническую компетентность лаборатории.
- Значительные/критические несоответствия или любое другое используемое для этого название: невыполнение требований, которое ставит под угрозу техническую компетентность лаборатории, периодически повторяющееся невыполнение требования к определенному процессу или системе, или их отсутствие.
Как следует описывать несоответствия?
В первую очередь, отклонения должны информировать о критериях аудита, которые не были выполнены (пункт стандарта ISO/IEC 17025, раздел Руководства по качеству, при его наличии, внутренних процедур, стандартов на проведение испытаний и т.д.).
Несоответствие предпочтительно следует описать объективно и однозначно.
Несоответствие должно быть подтверждено наблюдениями. Такие наблюдения можно описать в деталях, включая рассмотренные документы, записи и работы.
Иногда приводится ссылка на критерии аудита, которые были подвергнуты оцениванию и по которым не было обнаружено никаких отклонений, а также на информацию, предоставленную ранее. Это позволяет показать полноту аудита третьей стороне.
Запись, содержание и форма
В содержание отчета следует включать следующее:
- Подпись руководителя команды по аудиту,
- Любые дополнительные комментарии (неохваченные области, неразрешенные противоположные взгляды с аудитируемым и т.п.),
- Свидетельства проведенных испытаний/калибровок,
- Обнаруженные отклонения,
- Можно включить проверенные вопросы, по которым не было выявлено отклонений,
- Слабые места, предупреждающие действия и действия по улучшению, выявленные при аудите,
- Сильные моменты, выявленные при аудите,
- Важно поддерживать последовательную нумерацию страниц, включая общее количество страниц,
- Следование плану аудита (подробно или со ссылкой на документ, который содержит план аудита),
- Область применения аудита (проверяемая деятельность),
- Критерии аудита и вся подвергшаяся оценке документация системы менеджмента лаборатории (в этом случае важно рассматривать текущую редакцию документов),
- Цели аудита,
- Информация о тех, кто присутствовал на заключительном совещании,
- Информация об аудитируемом, указание имен или задач,
- Дата отчета,
- Информацию о команде по аудиту, с ясным указанием, кто исполнял роль руководителя команды по аудиту,
- Дату проведения аудита,
- Название, например, “Отчет по аудиту в соответствии с критериями стандарта ISO XXXX в лаборатории XXXX”,
- Ссылку на отчет (уникальный идентификатор),
- Рекомендуется получить подтверждение о получении отчета от аудитируемого.
В приложении I приведен пример формы отчета по аудиту.
Приложение I
ОТЧЕТ ПО ВНУТРЕННЕМУ АУДИТУ В СООТВЕТСТВИИ С КРИТЕРИЯМИ СТАНДАРТА ISO/IEC 17025:2017 В ЛАБОРАТОРИИ XXXX
Ссылки[1] ISO/IEC 17025:2017 General requirements for the competence of testing and calibration laboratories(ISO/IEC 17025:2017 Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий)[2] EN ISO 9001:2015 Quality Management Systems – Requirements (EN ISO 9001:2015 Системы менеджмента качества – Требования)[3] EN ISO/IEC 17020:2012 Requirements for the operation of various types of bodies performing inspection(EN ISO/IEC 17020:2012 Требования к работе различных типов органов, проводящих инспекции)[4] ISO 19011:2018 Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing
(ISO 19011:2018 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды)
За перевод настоящей CookBook и любые дополнительные правки несет ответственность ООО «Профилаб» (Беларусь, г. Минск).
Документ, размещенные на сайте компании ООО «Профилаб», не могут быть распространены и тиражированы без официального разрешения ООО «Профилаб».
РАЗРАБОТКА/ВАЛИДАЦИЯ МЕТОДИК
Выполним работы по разработке Методик измерений
ПОДРОБНЕЕ ОБ УСЛУГЕ
РАЗРАБОТКА Методик оценивания неопределенности
В комплекте с автоматизированным расчетом
ПОДРОБНЕЕ ОБ УСЛУГЕ
Источник: https://profilab.by/cook-book-14-internal-audits-audit-report