Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях?
Ответ: Использование служебного автомобиля в личных целях работником можно оформить договором безвозмездного пользования либо договором аренды транспортного средства без экипажа.
Передачу автомобиля на время личного использования следует осуществлять актом приема-передачи транспортного средства с фиксацией показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля.
Обоснование: Действующим законодательством РФ вопрос предоставления работникам организации права на использование находящихся на балансе организации транспортных средств в личных целях никак не регламентирован. Каких-либо рекомендаций в данном случае законодательством также не предусмотрено.
Полагаем, что если использование служебного автомобиля в личных целях осуществляется без материальной выгоды для организации, то данные правоотношения следует квалифицировать как безвозмездные.
Правоотношения, при которых одна сторона предоставляет имущество или услугу без материальной выгоды для себя, называются безвозмездными. Данные правоотношения регулируются гражданско-правовым договором безвозмездного характера.
В соответствии со ст. 423 Гражданского кодекса РФ безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления. Объектом договора могут выступать различное имущество, вещь, услуга и т.п. (ст. 128 ГК РФ).
Сторонами договора будут являться участники безвозмездной сделки.
Гражданское законодательство не содержит запрета на заключение договоров безвозмездного пользования служебным автомобилем между физическими лицами и организациями. В силу п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Статья 161 ГК РФ допускает заключение договора между организацией и физическим лицом в письменной форме.
К правоотношениям между работником и организацией по безвозмездному пользованию служебным автомобилем в личных целях применимы нормы о договоре безвозмездного пользования, который не предусматривает перехода права собственности.
Согласно ст.
689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования одна сторона обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне, а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. При этом в соответствии со ст. 690 ГК РФ коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование лицу, являющемуся ее учредителем, участником, руководителем, членом ее органов управления или контроля.
Ссудополучатель (в данной ситуации – работник) обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ).
При наличии подобного договора служебный автомобиль передается во временное пользование, при этом плата за данную услугу не требуется. Личные поездки работника в путевом листе не отражаются.
При этом каждый раз, когда служебный автомобиль будет передаваться работнику, следует оформлять акт приема-передачи транспортного средства с целью фиксации показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля, закрепив соответствующую обязанность за должностным лицом (к примеру, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию автомобиля). Основанием для составления акта будет являться договор безвозмездного пользования.
Соответственно, рекомендуем разработать и утвердить методику раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях работника. Закрепить и утвердить методику нужно приказом работодателя.
Если использование служебного автомобиля в личных целях предполагает материальную выгоду для организации, то данные правоотношения следует квалифицировать как возмездные. В таком случае вместо договора безвозмездного пользования следует заключить договор аренды транспортного средства без экипажа.
По договору аренды транспортного средства без экипажа согласно ст. 642 ГК РФ арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
Указанный договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока (ст. 643 ГК РФ), в котором прописываются все условия сделки, а также права и обязанности сторон.
Арендатор (в данном случае – работник) в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).
Ввиду того что регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров (ст. 9 Трудового кодекса РФ), право работника на пользование служебным автомобилем в личных целях на основании договора безвозмездного пользования либо договора аренды транспортного средства без экипажа можно закрепить в трудовом договоре с ним.
Таким образом, использование служебного автомобиля в личных целях можно оформить договором безвозмездного пользования либо договором аренды транспортного средства без экипажа.
Передачу автомобиля для личных целей следует оформлять актом приема-передачи транспортного средства с фиксацией показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля.
Порядок раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях следует закрепить в соответствующей методике, утвержденной приказом работодателя.
Задать вопрос или заказать пособие можно тут
С уважением к вашему бизнесу,
Сушонкова Елена
Уже в продаже электронное методическое пособие “Все об уточненной налоговой декларации” автора Сушонковой Елены
Узнай, как правильно исправить ошибки в налоговых декларациях
Уже в продаже электронное методическое пособие “Все о счетах-фактурах” автора Сушонковой Елены
Узнай, как правильно исчислить налог на добавленную стоимость без ошибок в счетах-фактурах
Подписывайтесь на нас:
ВКДзенTelegramTeletype
Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала
Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс
ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ
ЧТО УЧЕСТЬ ПРИ ЗАКЛЮЧЕНИИ ДОГОВОРА ХРАНЕНИЯ АВТОМОБИЛЯ НА ПЛАТНОЙ СТОЯНКЕ?
Договор перевозки пассажиров или грузов
Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5aa8f256a815f1bac2fc4e13/5b1a677579885e7c1d5a79af
Как оформить служебный автомобиль для личных целей
В Российской Федерации есть довольно распространенная практика, когда работодатель предоставляет возможность использования служебного автомобиля в личных целях своему подчиненному.
Однако законодательное регулирование этого процесса – сложная задача в тех частях, которые касаются документального оформления такого рода правовых отношений.
А нарушения установленного законом порядка, езда на служебном автомобиле в нерабочее время или на выходных, дает основание привлечь нарушителя к серьезной ответственности.
Законодательное регулирование использования служебного автомобиля в личных целях
Если сотрудник хорошо и долго работает, то работодатель может дать служебную машину для личных целей
На государственном уровне порядок использования служебных ресурсов в личных целях и нюансы процедуры практически никак не описаны. При длительном сроке работы многие работодатели охотно соглашаются предоставлять машину в личное пользование хорошо зарекомендовавшим себя сотрудникам.
В связи со строгим наказанием за такого рода нарушение, возникает закономерный вопрос о юридическом процессе оформления временной передачи служебного автомобиля.
К сожалению, в законодательстве не прописаны точные рекомендации. Однако существует несколько легальных механизмов, прозрачных с юридической точки зрения, которые позволяют реализовать процедуру предоставления автомобиля. Работодатели используют такие способы оформления взаимоотношений с подчиненными:
- устный договор;
- приказ о праве на временное использование автомобиля сотрудниками;
- оформление взаимоотношений по договору аренды;
- предоставление машины подчиненному под доверенность.
Устный договор.
При эксплуатации служебного автомобиля для определения расходов, которые несет организация по налогам, есть необходимость в постоянной подготовке путевых листов, а также мониторинге показателей одометра, фиксирующих реальные пробег авто в рабочее время. В то же время работнику свободно позволяется использовать транспортного средства после работы и на выходных, если он будет самостоятельно заправлять машину, не тратя бензин организации, и никак не увеличивать затраты компании.
Таким образом, беря автомобиль во временное пользование, подчиненный обязуется возвращать его в том же состоянии, в каком он его взял.
В некоторых случаях для облегчения документооборота и подсчетов одометр перематывают, но с правовой точки зрения это вызывает множество вопросов.
Такие действия, как и, собственно, устная форма договора могут стать основанием для привлечения работодателя и сотрудника к ответственности по огромному перечню причин, особенно, если автомобиль попадет в ДТП.
Принятие приказа о праве на временное использование автомобиля сотрудниками. При таком способе официального оформления механизма передачи машины обязательно должна быть внутренняя нормативная база компании, которая будет состоять из конкретных актов, правил внутреннего распорядка, которые будут описывать и регламентировать затронутые в приказах аспекты.
Причем также важно, чтобы работодатель со своей стороны учитывал важные нюансы, касающиеся личной эксплуатации автомобиля работников. Если этого не будет, то повышается риск привлечения к административной ответственности сотрудника, работодателя или обоих.
Оформление взаимоотношений по договору аренды. С юридической точки зрения этот способ самый простой и надежный. Также он подразумевает внедрение отдельных схем эксплуатации машины, что в свою очередь снижает расходы на бюрократические издержки.
Но и в этом механизме есть много нюансов, которые надо рассматривать с профессиональным юристом. А при составлении договора аренды необходимо прибегать к помощи бухгалтера, который поможет учесть доходы предприятия и его расходы, чтобы аренда не сказалась негативно на налогообложении.
Предоставление машины подчиненному под доверенность. Этот вариант также прост с правовой точки зрения, потому что предоставляет законную возможность сотруднику использовать автомобиль компании для личных целей.
Здесь самый важный нюанс заключается в репутации подчиненного. Работодатель должен быть уверен, что с машиной ничего не случится, ведь в случае с ДТП, порчей служебного имущества или перерасхода материалов, привлечь сотрудника к ответственности будет очень сложно.
В случае с использованием автомобиля в личных целях путем договора безвозмездного пользования или аренды тс без экипажа право работника на управление автомобилем может быть закреплено в трудовом договоре при официальном трудоустройстве.
Есть ли разница, для каких целей используется?
Если юридически правильно оформить документы. то не будет разницы в каких целях использовать рабочую машину
В современных условиях ведения бизнеса, работодатели используют различные системы и способы мотивации своих сотрудников. Одним из них является предоставление корпоративного автомобиля для облегчения выполнения должностных обязанностей.
Для дополнительного поощрения хорошей службы некоторые работодатели регламентируют возможность использования машины не только для служебных задач, но и для личных целей.
Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.
Как сделать личное использование служебной машины правомерным?
В случае с правовым оформлением возможности личного использования, работодатель стоит перед вопросом о том, как правильно и эффективно оформить ее документально, чтобы это не отразилось негативно на налоговом и бухгалтерском учете.
Самыми популярными нюансами, которые должны учитываться юридическим лицом, следующие:
- порядок компенсирования топливных расходов и их оплаты сотрудником;
- мониторинг пробега машины;
- аспекты возможностей для использования машины в свободное от работы время;
- порядок предоставление отчетов о результатах эксплуатации автомобиля.
Данные вопросы регулируются индивидуальными для каждой компании правилами и принципами использования корпоративных авто. Удобнее всего оформить данный процесс договором безвозмездного пользования или аренды транспортного средства без экипажа.
Договор безвозмездного пользования
Если эксплуатация корпоративного автомобиля в личных целях происходит без материальной выгоды для юридического лица, такие правоотношения квалифицируются как безвозмездные. Они регулируются гражданско-правовыми договорами безвозмездного характера.
Согласно Гражданскому кодексу РФ договор может быть признан безвозмездным, если одна сторона обязуется передать что-либо другой без необходимости получения оплаты либо любой другой встречной компенсации. В таком случае сторонами договора считают участники безвозмездной сделки.
При оформлении такого типа договора, служебный автомобиль предоставляется во временную эксплуатацию, а плата за эту услугу не взимается. Все личные поездки сотрудника не заносятся в путевой лист.
Однако каждый раз, когда служебный автомобиль будет временно переходить в личное использование, следует:
- подписывать акт приема-передачи транспортного средства;
- фиксировать фактические показатели спидометра;
- заносить в документы информацию о техническом состоянии автомобиля и количестве топлива в нем;
- закреплять обязанность следить за выполнением вышеприведенных пунктов за отдельным лицом.
- Основанием для подготовки акта приема-передачи будет договор безвозмездного пользования автомобилем.
Договор аренды транспортного средства без экипажа
По договору сотрудник должен поддерживать состояние служебного автомобиля, осуществлять текущий и капитальный ремонт.
По ст.
642 ГК РФ для оформления таких правоотношений также может быть заключен договор аренды транспортного средства без экипажа за плату, которая распространяется на непосредственное пользование и не подразумевает оказание дополнительных услуг по его управлению и техническому сервису.
Договор аренды должен быть обязательно заключен в письменной форме вне зависимости от срока его действия. В документе прописываются все права и обязанности участников договора, где, например, сотрудник обязуется поддерживать надлежащее состояние машины, включая текущий и капитальный ремонт.
К чему приведет езда на автомобиле в личных целях без оформления?
В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.
В то же время сам факт того, что сотрудники могут использовать авто в нерабочее время, законодательно совсем не рассматривается.
Однако ответственность за передвижение без того же путевого листа – серьезная, и включает в себя штрафные санкции до 100 000 рублей на организацию и до 500 рублей – на водителя автомобиля.
Путевой лист не обязательно оформлять на один день. Многие юридические лица с целью избежания бумажной волокиты оформляют его на более длительные сроки, например, на неделю или даже на месяц. Законом это разрешено, поэтому привлекать к административной ответственности ни сотрудника, ни работодателя никто не будет.
Эксплуатацию автомобиля работником внерабочее время оптимально закрепить договором безвозмездного пользования или аренды ТС без экипажа.
В таком случае передача автомобиля оформляется актом приема-передачи, в котором фиксируются технические, топливные и показатели пробега, а также его общее состояние.
Раздельный учет использования автомобиля в служебных и личных целях закрепляется рядом документов, которые утверждаются приказом работодателя.
Смотрите на видео, как оформить и пользоваться служебной машиной в личных целях:
Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Источник: https://VyborPrava.com/trud/rabotodatel/kak-oformit-sluzhebnyj-avtomobil-dlya-lichnyh-tselej.html
О передачи сотруднику служебного автомобиля
Чтобы передать автомобиль для служебных поездок сотруднику нужно оформить приказ о закреплении транспортного средства в произвольной форме. Образец такого приказа смотрите ниже.
Трудовой договор можно дополнить положением о том, что работодатель обязуется закрепить за сотрудником служебный автомобиль, а сотрудник будет использовать машину для выполнения своих должностных обязанностей.
Обоснование
Из формы
ООО «Альфа»
ПРИКАЗ № 14
О ЗАКРЕПЛЕНИИ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА
г. Москва 25.09.2014
В целях эффективности и целесообразности использования автотранспортного средства приказываю:
- Назначить торгового представителя А.С. Кондратьева ответственным за содержание и эксплуатацию арендованного легкового автомобиля ВАЗ-21102.
- Характеристики легкового автомобиля, указанного в пункте 1 настоящего приказа:
– регистрационный знак – Т543НЕ99;
– идентификационный номер (VIN) – ХТА211020Х0325409;
– тип – седан;
– категория – В;
– год выпуска – 2000;
– двигатель – № Х02395409;
– цвет – белый;
– мощность двигателя (кВт/л. с.) – 51/70;
– паспорт ТС – серия 62АС № 776059;
– свидетельство о регистрации транспортного средства – серия 45 ЕХ № 062540. - и эксплуатацию указанного легкового автомобиля осуществлять в соответствии с его назначением и установленными нормативами.
- Поручить торговому представителю А.С. Кондратьеву оформление и прием необходимых документов, оплату расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией закрепленного за ним легкового автомобиля.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
| Директор | А.В. Львов |
| С приказом ознакомлены: | |
| Торговый представитель | А.С. Кондратьев |
Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 40, Октябрь 2014
«…Трудинспекторы требуют доплачивать директору за служебную машину…»
Директор в компании нашей читательницы сам водит служебную машину. На трудовой проверке инспекторы потребовали доплатить сотруднику за совмещение должности водителя. Исполнять ли требование или отказать, рекомендуют чиновники и независимые эксперты.
РОСТРУД
— Работник может совмещать только должности, которые есть в штатном расписании. Например, если они вакантны или водитель временно отсутствует по причине болезни, отпуска и т. п. Это следует из статьи 60.2 ТК РФ.
Если же свободной должности водителя в штатном расписании нет, управлять служебными автомобилями вправе один из сотрудников компании, в том числе директор. Тогда это будет частью его трудовой функции, о чем надо записать в должностной инструкции.
Поэтому компания вправе обжаловать предписание инспекторов в суде.
ТРУДИНСПЕКТОРЫ
— Трудинспекторы вправе требовать от компании установить доплату, если в штатном расписании есть должность водителя, она вакантна, а работник согласился на совмещение. Иначе речь идет только о закреплении служебного автомобиля за руководителем. Для этого достаточно оформить приказ по
НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ
— Компания не поручает директору дополнительную работу по должности водителя. А при управлении автомобилем трудовая функция директора не меняется.
В данном случае автомобиль ему необходим только как средство для выполнения должностных обязанностей.
Но чтобы избежать споров, стоит дополнить трудовой договор положением о том, что работодатель обязуется закрепить за сотрудником служебный автомобиль, а сотрудник будет использовать машину для выполнения своих должностных обязанностей.
— Порядок доплаты зависит от того, что сказано в трудовом договоре. Если из текста следует, что сотрудник совмещает должность водителя, то надо установить доплату.
При этом предполагается, что работник будет перевозить пассажиров или грузы.
Если же в договоре с директором записано, что машина необходима лишь для выполнения основной работы, то доплачивать за совмещение не требуется.
НАШЕ МНЕНИЕ
— Мы согласны с чиновниками и экспертами. Но как мы выяснили, в некоторых регионах трудовые инспекторы требуют доплачивать за вождение машины. Компания в свою очередь не обязана выполнять такое предписание. Директор использует машину лишь для выполнения своих обязанностей.
По сути, автомобиль — дополнительная прерогатива, которая помогает директору в работе. То есть руководитель не выполняет никакой другой работы, которая входит в обязанности водителей. Значит, и доплачивать ему не надо (ст. 60.2 ТК РФ). Оспорить предписание проверяющих можно в суде.
В подобных спорах судьи уже поддерживают компании (решение Нагатинского районного суда г. Москвы от 03.04.14 № 2–727/2014).
Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/116027-o-peredachi-sotrudniku-slujebnogo-avtomobilya
Передача сотруднику лизингового автомобиля
Организации целесообразно разработать Положение об использовании служебных автомобилей. В нем рекомендуется отразить следующие моменты: способ передачи сотруднику; закрепить методику распределения расходов на содержание и использование автомобиля в служебных и личных целях, а также распределить бремя оплаты этих расходов между организацией и сотрудником.
Утвердить перечень расходов, которые распределяются между организацией и за счёт собственных средств сотрудника. В состав расходов могут быть отнесены: расходы на ГСМ в рамках установленных организацией лимитов; расходы на техобслуживание; расходы на парковку.
Должны быть прописать расходы, которые не оплачиваются организацией: штрафы за нарушение ПДД; расходы, не подтвержденные установленными документами, расходы, понесенные в связи с использованием автомобиля в личных целях.
Расходы, которые не связаны с использованием автомобиля в служебных целях, осуществляются за счёт сотрудника, или компенсируются сотрудником. В противном случае, компании придётся удержать с соответствующих сумм НДФЛ и уплатить страховые взносы.
В Положении об использовании автомобиля закрепить регулярную отчётность по использованию автомобиля: путевые листы, отчет об использовании автомобиля в служебных целях; закрепить материальную ответственность сотрудника.
Передачу автомобиля, взятого в лизинг организацией, можно оформить приказом о закреплении автомобиля за сотрудником.
В приказе отразить следующее: ответственного за использование автомобиля; производственные нужды организации при использовании автомобиля; сведения об автомобиле; использование, как в служебных, так и в личных целях; возложить на сотрудника обязанность по оформлению необходимых документов, связанных с содержанием и эксплуатацией закрепленного автомобиля.
Сотруднику выдается доверенность на управление автомобилем. Передачу автомобиля для исполнения трудовых обязанностей следует предусмотреть в трудовом договоре.
Следует также отметить, что в договоре лизинга не должно быть прописано исключительное условие использования передаваемого автомобиля только в производственных целях, а также не должен содержаться прямой запрет на использование автомобиля в личных целях.
Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях законом не установлен
В приложении к учётной политике, или в самостоятельном документе необходимо закрепить методику распределения расходов, связанных с использованием автомобиля, и их учёта в целях налогообложения прибыли, поскольку в отношении автомобиля, который частично используется в личных целях, учесть все затраты, связанные с его содержанием, при расчёте налога на прибыль нельзя.
В методике следует отразить, что такие расходы организация учитывает в целях налогообложения прибыли только тогда, когда они понесены в связи с использованием автомобиля в служебных целях.
Использование автомобиля в служебных целях подтверждается путевыми листами. Путевые листы будут служить основанием для учёта расходов в целях налога на прибыль организации. Если расходы на ГСМ при использовании автомобиля в личных целях, не будут компенсированы сотрудниками, со стоимости использованного ГСМ необходимо будет уплатить НДФЛ.
Общие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (расходы на техосмотр, мойку и пр.), а также расходы на осуществление лизинговых платежей следует распределить между организацией и сотрудником пропорционально использованию автомобиля в служебных и личных целях.
В частности, пропорция может быть установлена в результате анализа пробега автомобиля в служебных и личных целях за определенный период, или, исходя из времени использования автомобиля в служебных или личных целях. В результате установленной пропорции организация определяет долю расходов, которая приходится на личное использование автомобиля и не учитывается в целях налогообложения прибыли.
При этом организации следует предусмотреть обязанность сотрудника компенсировать организации расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, применительно к использованию автомобиля в личных целях во избежание возникновения обязанности удержания НДФЛ и уплаты страховых взносов.
Обращаем внимание на следующее. По общему правилу, при безвозмездной передаче имущества (услуг) нужно начислить НДС (ст. 146 НК РФ). Зачастую налоговые органы рассматривают передачу служебного автомобиля, в том числе в личное пользование сотруднику, как безвозмездную реализацию услуг.
Причем эта обязанность не связана с наличием договора о безвозмездном пользовании. В этом случае при передаче автомобиля сотруднику НДС исчисляется с рыночной стоимости услуги по предоставлению автомобиля в аренду (письма Минфина РФ от 01.02.2013 № 03-03-06/1/2069, от 17.01.2013 № 03-07-08/04, от 29.07.
2011 № 03-07-11/204, определение ВАС РФ от 28.02.2014 № ВАС-1319/14).
В информационном письме суд квалифицирует право безвозмездного пользования вещью как имущественное право (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 № 98).
В силу буквального толкования безвозмездная передача имущественных прав объектом обложения НДС не является (абз.2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
Такую позицию организации с высокой степенью вероятности придётся отстаивать в суде.
Источник: https://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/peredacha-sotrudniku-lizingovogo-avtomobilya/